Kennisbank

Handleiding TimeButler

Download onze handleiding.
 

Handleiding

Online Beheerders Portaal

http://portal.timebutler.nl

Inloggen

Via het emailadres dat u op het demoformulier ingevuld heeft, heeft u een wachtwoord gehad om in te loggen. Met deze gegevens kunt u direct inloggen.

Bedrijfs- en persoonlijke gegevens bekijken/aanpassen

In het menu (links van het dashboard) vindt u instellingen. Hier is het mogelijk om uw gegevens te completeren en up-to-date te houden.

Tags aanmaken

Onder deze instellingen vindt u ook ‘tags’. Door middel van tags kunt u medewerkers koppelen en afdelingen binnen uw organisatie creëren. Vooral voor roosterplanning en eventueel diensten ruilen is het verstandig om uw persoonlijke tags direct aan te maken.

Medewerkers invoeren

Op het dashboard kunt u direct een nieuwe medewerker toevoegen. Vul alle gegevens van elke medewerker eenmalig volledig in. Bij gekoppelde tags kunt u desbetreffende medewerker in verschillende ‘groepen’ indelen, die onder tags aangemaakt zijn.

Standaard staat een account uiteraard op actief. U heeft ook de mogelijkheid om een account op inactief te zetten. Dit zou een mogelijkheid kunnen zijn wanneer u seizoenswerk heeft en een medewerker een langere periode niet beschikbaar of nodig is. Inactieve accounts worden niet herkend door ons systeem, zowel in de persoonlijke app als de ticker app.

Ook is het mogelijk om meerdere beheerders voor u portaal te hebben. Via de checkbox ‘beheerder account’ kunt u desbetreffende medewerker de rechten voor beheerder geven.

Nieuws toevoegen

Onder nieuws op het dashboard is het mogelijk om berichten te publiceren. Door een nieuw bericht toe te voegen kunnen uw medewerkers ingelicht worden met betrekking tot het laatste/belangrijk nieuws. Voor ieder bericht kan een publiceer datum ingesteld worden, zodat per bericht bepaald kan worden hoe lang uw medewerkers het bericht in mogen zien. Lopende berichten zijn nog in te zien, waarbij dan te zien is hoeveel medewerkers de berichten reeds gelezen hebben.

Rooster maken

Een roosterplanning maken voor uw organisatie maken, kan soms een flinke puzzel zijn. In onze roostermodule zijn de tijden eenvoudig achter de medewerkers in te voeren. Daarbij is er een toevoeging om afkortingen van afdelingen, zaalnamen of anders in te voeren, zodat medewerkers direct weten wat de taakverdeling binnen een dag is. Uiteraard is het mogelijk om roosters verder vooruit te maken. Via een publiceerdatum bepaalt u zelf tot wanneer het rooster voor uw medewerkers zichtbaar is.

Ook is er een mogelijkheid om een filter toe te passen op uw rooster. Het filter werkt op de aangemaakte tags. Medewerkers worden op geselecteerde tag gerangschikt.

Tot slot de printfunctie om het geselecteerde rooster te printen. De selectie op uw scherm zal geprint worden.

Activiteit

Weergave welke personen recent in- en uit geklokt hebben.

Pauze(s) instellen

Voor een goede urenregistratie is het noodzakelijk om pauzes in te voeren, die medewerkers niet doorbetaald krijgen. Elk bedrijf heeft zijn eigen richtlijnen, vandaar dat de pauzes eenvoudig zelf aan te maken zijn. Zodra uw medewerkers in Timebutler Ticker uit willen klokken, verschijnt hier de aangemaakte pauze(s) welke zij aan kunnen vinken.

TimeButler Ticker

Inloggen

Via het emailadres dat u op het demoformulier ingevuld heeft, heeft u een pinode gehad om in te loggen. Met deze pincode kunt u direct inloggen.

Inklokken

Het beginscherm van TimeButler Ticker app start met alle (ingevoerde) medewerkers van uw organisatie. Via de letters aan de rechterzijde kan een selectie op achternaam gemaakt worden.

Om een dienst van start te laten gaan, kan een medewerker zijn/haar naam en profielfoto aantikken om in te klokken. Zodra een medewerker is ingeklokt, zal er in de profielfoto een klok en roze kleur verschijnen.

Uitklokken

Bij het uitklokken geldt dezelfde procedure als bij het inklokken. Hierbij verschijnt echter nog de (ingevoerde) pauze(s), waarbij medewerkers aan kunnen geven welke zij gebruikt hebben.

Rooster

Op het startscherm is rechts onderin het weekrooster te vinden. Hier heeft u op locatie altijd real time het goede rooster bij de hand.

Uitloggen

Uiteraard is het mogelijk om TimeButler Ticker af te sluiten door uit te loggen. Onthoudt wel dat de inloggegevens alleen aan de organisatie verstrekt wordt en niet aan de medewerkers!

Offline modus

Door de offline modus is het mogelijk om in- en uit te klokken zodra de wifi verbinding weg gevallen is. Op het moment dat de verbinding terug is, zullen alle gegevens gesynchroniseerd worden.

Offline modus

Even geen tablet bij de hand of wilt u gewoon gebruik maken van een webversie van onze Ticker? Deze kunt u benaderen via onderstaande URL en inloggen met de gegevens zoals deze zijn verstrekt in de door ons toegezonden email.

http://ticker.timebutler.nl

Timebutler app, de persoonlijk applicatie voor medewerkers

Inloggen

Zodra je werkgever een account voor jou aangemaakt heeft, ontvang je van ons direct jouw persoonlijke inlog gegevens voor de TimeButler app.

Dashboard

Dashboard is het beginscherm van de app waar je overzichtelijk de belangrijkste zaken omtrent jouw werk ziet. Om te beginnen is het mogelijk om jouw profielfoto in te stellen/wijzigen. Daarnaast vind je hier jouw eerstvolgende dienst, het aantal gewerkte uren in de huidige week en maand. Ook kan je zien of je de week ervoor min- of overuren gedraaid hebt, indien van toepassing.

Nieuwsoverzicht geeft de laatste berichten van jouw werkgever weer. Op deze manier blijf je altijd op de hoogte van het laatste nieuws. De berichten van je dashboard verwijderen kan door het bericht naar links te swipen en op het prullenbakje te drukken.

In het navigatiebalkje onderin kom je in een uitgebreider stuk terug omtrent jouw gewerkte uren, jouw rooster, adresboek en instellingen. Deze punten worden hieronder per onderdeel toegelicht.

Mijn Rooster

De eerstvolgende diensten zijn zichtbaar als het rooster gemaakt is door jouw werkgever. Op deze manier kan je snel zien wanneer je ingeroosterd bent. Daaronder vind je een maandoverzicht, waardoor je iets verder vooruit kan kijken, indien het rooster al beschikbaar is. Klik binnen een week op een dag en het weekoverzicht verschijnt in een pop-up.

Het teamrooster maakt dit onderdeel af. Altijd handig om te weten met wie je werkt of door wie je eventueel afgelost wordt.

Mijn Uren

In ‘mijn uren’ kan je alles inzien omtrent jouw gewerkte uren. In het maandoverzicht kan je terugkijken in de geschiedenis van de gewerkte uren. Indien min- en overuren door jouw bedrijf bijgehouden worden, is dit hier ook terug te zien. Op deze manier worden jouw overuren goed geregistreerd.

Adresboek

Hier worden al jouw (geregistreerde) collega’s weergegeven. Via mail of telefoon is iedereen nu bereikbaar voor elkaar.

Instellingen

Aangezien de app persoonlijk voor jou bedoeld is, staan onder instellingen alle interactieve opties voor jou. Deze opties worden per onderdeel hieronder toegelicht.

Nieuws

Nieuws wordt verzameld in dit archief en zet alle (lopende) berichten van jouw werkgever op een rijtje.

Diensten ruilen

De dagen dat je ingeroosterd staat, kan je eventueel ruilen met een collega die dezelfde werkzaamheden als jou verricht. De aanvragen komen bij jouw manager binnen en zullen door hem/haar goed gekeurd moeten worden.

Verlof aanvragen

Eenvoudig een vrije dag of vakantieperiode doorgeven aan je manager? Dan kan in dit onderdeel. Selecteer de dagen of periode, met eventueel een notitie. De aanvraag zal bij jouw manager binnen komen en via de mail verschijnt de bevestiging of jouw aanvraag goed- of afgekeurd wordt.

Profiel aanpassen

Jouw persoonlijke gegevens als emailadres, woonadres, telefoonnummer en/of wachtwoord wijzigen is hier mogelijk.

Wil je per maand een urenoverzicht van jouw gewerkte uren gemaild hebben? Zet dan de checkbox van maandelijkse mail aan.