Kort en langdurig zorgverlof: zo regel je het als werkgever

Zorgverlof, kort of langdurig, is wettelijk verlof waarmee een medewerker tijdelijk voor een zieke naaste zorgt. Als werkgever ben je verplicht dit verlof te geven, tenzij een zwaarwegend bedrijfsbelang in de weg staat. Kortdurend zorgverlof duurt maximaal 2 keer de wekelijkse arbeidsduur per 12 maanden en betaal je deels door, langdurend zorgverlof duurt maximaal 6 keer de wekelijkse arbeidsduur en is onbetaald. Beide vormen staan in de Wet arbeid en zorg.

In een team van 5 tot 30 medewerkers valt elke afwezige direct op. Een medewerker die een week wegblijft om een ouder na een operatie te verzorgen, raakt het rooster van de hele ploeg.

Wat is kort en langdurig zorgverlof?

Kort en langdurig zorgverlof zijn twee wettelijke verlofvormen uit de Wet arbeid en zorg waarmee een medewerker een zieke naaste verzorgt. Kortdurend zorgverlof is bedoeld voor een korte, acute zorgsituatie, zoals een ziek kind dat niemand anders kan opvangen. Langdurend zorgverlof is bedoeld voor zorg over een langere periode, bijvoorbeeld bij een levensbedreigende ziekte.

De wet maakt geen onderscheid tussen fulltimers en parttimers, maar rekent met de arbeidsduur per week. Een parttimer heeft dus naar rato recht op hetzelfde verlof. De volledige regeling staat op de pagina over zorgverlof van de Rijksoverheid. In je cao kunnen aanvullende of andere afspraken staan; die gaan dan voor op de wettelijke basis.

Voor wie mag een medewerker zorgverlof opnemen?

Een medewerker mag zorgverlof opnemen voor een partner, kind, ouder, broer, zus, grootouder, kleinkind of huisgenoot, en ook voor andere mensen uit de eigen sociale omgeving, zoals een buurvrouw of goede vriend. Voorwaarde is dat de medewerker de enige is die de zorg op dat moment redelijkerwijs kan geven.

De kring van personen is ruimer dan veel werkgevers denken:

• partner (echtgenoot, geregistreerd partner of persoon met wie de medewerker samenwoont)
• eigen kind, pleegkind of kind van de partner
• ouder, stiefouder of pleegouder
• broer, zus, grootouder of kleinkind
• huisgenoot zonder familieband
• iemand anders met wie de medewerker een sociale relatie heeft, als die relatie de zorg redelijkerwijs van de medewerker vraagt

Wanneer is zorg noodzakelijk?

Zorg is noodzakelijk als de naaste ziek of hulpbehoevend is en de medewerker die zorg redelijkerwijs zelf moet geven, omdat er op dat moment niemand anders beschikbaar is. Voor kortdurend zorgverlof volstaat een gewone ziekte, zoals griep bij een kind. Voor langdurend zorgverlof gaat het om een levensbedreigende ziekte, of om langere verzorging bij ziekte of hulpbehoevendheid.

De medewerker hoeft geen doktersverklaring te laten zien en hoeft de diagnose niet met je te delen. Je mag wel vragen om het verlof achteraf aannemelijk te maken, bijvoorbeeld met een afspraakbevestiging van het ziekenhuis. Wat je te horen krijgt over de ziekte van de naaste, is een gezondheidsgegeven onder de AVG. Leg alleen vast dat er zorgverlof is opgenomen; voor wie hoeft er niet bij, en medische details bewaar je niet.

Zorgverlof kort of langdurig: de verschillen voor de werkgever

Het verschil tussen kort en langdurig zorgverlof zit voor de werkgever in drie dingen: de duur, de loondoorbetaling en de aanvraagprocedure. Kortdurend zorgverlof is maximaal 2 keer de wekelijkse arbeidsduur per 12 maanden en betaal je voor minimaal 70% door. Langdurend zorgverlof is maximaal 6 keer de wekelijkse arbeidsduur per 12 maanden en is onbetaald, tenzij je cao anders bepaalt.

Onderwerp	Kortdurend zorgverlof	Langdurend zorgverlof
Doel	Korte, acute zorg bij ziekte van een naaste	Zorg bij levensbedreigende ziekte, of langere zorg bij ziekte of hulpbehoevendheid
Maximale duur	2 keer de wekelijkse arbeidsduur per 12 maanden	6 keer de wekelijkse arbeidsduur per 12 maanden
Loon	Minimaal 70% van het loon, niet onder het minimumloon	Onbetaald, tenzij de cao anders regelt
Aanvraag	Melden vooraf of zo snel mogelijk, mondeling mag	Schriftelijk, minimaal 2 weken vóór de ingangsdatum
Reactie werkgever	Direct bij de melding, anders gaat het verlof in	Schriftelijk, uiterlijk 1 week vóór de ingangsdatum; geen reactie betekent dat het verlof ingaat zoals aangevraagd
Weigeren	Alleen bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang	Alleen bij zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang
Vakantiedagen	Gaan niet van de wettelijke vakantiedagen af	Gaan niet van de wettelijke vakantiedagen af

Kortdurend zorgverlof: omvang en loon

Kortdurend zorgverlof geeft een medewerker per periode van 12 maanden recht op maximaal 2 keer het aantal uren dat in de arbeidsovereenkomst per week is afgesproken. Bij een werkweek van 36 uur is dat 72 uur, bij 20 uur per week 40 uur. De periode van 12 maanden begint op de eerste dag van het verlof, niet op 1 januari.

Over de verlofuren betaal je minimaal 70% van het loon door, maar nooit minder dan het wettelijk minimumloon. Veel cao’s kennen een hoger percentage of volledige doorbetaling; controleer dus altijd je eigen cao. De medewerker mag het verlof gespreid opnemen, in hele dagen of in losse uren. Twee middagen per week om een ouder naar het ziekenhuis te brengen, telt dus ook mee.

Langdurend zorgverlof: omvang en loon

Langdurend zorgverlof geeft een medewerker per periode van 12 maanden recht op maximaal 6 keer het aantal uren dat per week is afgesproken. Bij een werkweek van 16 uur is dat 96 uur. De medewerker spreidt het verlof over maximaal 12 maanden, bijvoorbeeld door een periode halve dagen te werken, of neemt het in één keer op.

Langdurend zorgverlof is onbetaald. Je betaalt alleen de uren uit die de medewerker tijdens het verlof nog werkt. Sommige cao’s regelen een gedeeltelijke doorbetaling; staat dat niet in je cao, dan geldt de wettelijke regel. Spreek vooraf af hoe de verlofuren over de weken worden verdeeld, zodat de loonstrook klopt en het rooster vooruit te plannen is.

Het verlof eindigt eerder als de naaste overlijdt of als de zorg niet meer nodig is, bijvoorbeeld door opname in een zorginstelling. De medewerker meldt dat bij je en gaat de dag erna weer werken volgens de normale uren.

Hoe verloopt de aanvraag en wanneer mag je weigeren?

Een medewerker meldt kortdurend zorgverlof vooraf of zo snel mogelijk, mondeling of schriftelijk, en vraagt langdurend zorgverlof minimaal 2 weken vóór de ingangsdatum schriftelijk aan. Weigeren mag in beide gevallen alleen bij een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang: het bedrijf moet door het verlof in ernstige problemen komen. Drukte of een krappe bezetting is daarvoor normaal gesproken niet genoeg.

Bij kortdurend zorgverlof hoef je niet vooraf akkoord te geven. Het verlof begint op het moment dat de medewerker het meldt, want de zorg is per definitie acuut. Wil je het verlof tegenhouden vanwege een zwaarwegend bedrijfsbelang, dan moet je dat direct bij de melding zeggen; doe je dat niet, dan kun je er later niet meer op terugkomen. Je mag achteraf vragen om het verlof aannemelijk te maken. Vind je dat er geen sprake was van noodzakelijke zorg, dan bespreek je dat met de medewerker; bij een conflict beslist uiteindelijk de kantonrechter.

Voor langdurend zorgverlof gelden vaste stappen en termijnen:

• De medewerker vraagt het verlof schriftelijk aan, minimaal 2 weken vóór de gewenste ingangsdatum, met de reden, de persoon voor wie de zorg is, de periode en de gewenste spreiding van de uren.
• Wil je extra informatie om te beoordelen of de medewerker aan de voorwaarden voldoet, dan vraag je die binnen 1 week na de aanvraag. Medische details mag je niet vragen.
• Je overlegt over de spreiding. Wil je afwijken van het voorstel van de medewerker, dan kan dat alleen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang.
• Overweeg je de aanvraag af te wijzen, dan overleg je eerst met de medewerker. Een afwijzing zet je schriftelijk op papier, met de redenen.
• Je laat uiterlijk 1 week vóór de ingangsdatum schriftelijk weten of het verlof doorgaat. Reageer je niet op tijd, dan gaat het verlof in zoals de medewerker het heeft voorgesteld.
• Je legt de afspraken schriftelijk vast: ingangsdatum, aantal uren, spreiding en einddatum.

De lat voor een zwaarwegend bedrijfsbelang ligt hoog: de enige gediplomeerde medewerker valt weg en de vestiging moet daardoor dicht, of een vervanger is aantoonbaar niet te vinden terwijl een wettelijk verplichte taak stil komt te liggen. Een piekperiode of een al dunne bezetting is op zichzelf geen reden. Ontslag omdat een medewerker zorgverlof aanvraagt of opneemt, is verboden. Wanneer je een gewone verlofaanvraag wel mag weigeren, lees je in verlofaanvraag weigeren als werkgever.

Zorgverlof registreren en opvangen in een klein team

Zorgverlof kort of langdurig registreer je als werkgever apart van vakantie, ziekte en andere verlofsoorten, met per medewerker het opgenomen aantal uren en de startdatum van de lopende periode van 12 maanden. Zo zie je direct hoeveel uren er nog over zijn, kun je het juiste loonpercentage toepassen en heb je bewijs bij een discussie.

Opgenomen zorgverlof mag je niet als vakantie boeken. Alleen als je cao dat toestaat, of als je het met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging hebt afgesproken, mag je bovenwettelijke vakantiedagen inzetten. De wettelijke vakantiedagen, 4 keer de wekelijkse arbeidsduur, blijven altijd buiten schot. De opbouw van de wettelijke vakantiedagen loopt tijdens het zorgverlof gewoon door, ook tijdens onbetaald langdurend zorgverlof.

In de praktijk begint een zorgsituatie vaak met calamiteitenverlof: een kind wordt op school ziek en moet worden opgehaald, en die eerste uren vallen daaronder. Blijkt daarna verzorging thuis nodig, dan gaat het over in kortdurend zorgverlof. Leg beide apart vast, want de loonregels verschillen en de uren tellen voor verschillende saldi. Hoe calamiteitenverlof en andere verlofvormen zich tot elkaar verhouden, lees je in bijzonder verlof: wat is wettelijk en wat regelt de cao.

Omdat zorgverlof het loon beïnvloedt, hoort deze registratie bij je loonadministratie, die je 7 jaar bewaart. Een losse Excel-lijst of een mailtje is dan kwetsbaar. In een verlofregistratie zoals Timebutler vraagt de medewerker het verlof aan via de app, keur jij het goed in het dashboard en ziet het team in het teamrooster direct wie wanneer afwezig is. Dat scheelt appjes en belletjes op een moment dat de medewerker het hoofd ergens anders heeft.

Het rooster vang je op met dienstruil of door de vrijgekomen diensten als open dienst aan te bieden aan collega’s. Bij langdurend zorgverlof weet je minimaal 2 weken vooruit wanneer en hoeveel uren iemand wegvalt. Gebruik die tijd om vaste vervangers aan te wijzen, zodat je niet elke week opnieuw hoeft te puzzelen.

Veelgestelde vragen over kort en langdurig zorgverlof

Werkgevers stellen over zorgverlof kort of langdurig steeds dezelfde vragen: hoe lang, hoeveel loon, voor wie en of je mag weigeren. De antwoorden volgen de Wet arbeid en zorg; je cao kan afwijkende afspraken bevatten, dus controleer die altijd.