Kort antwoord
Een verlofaanvraag weigeren mag alleen als er gewichtige redenen zijn, zoals een acuut personeelstekort zonder vervanging. Reageer binnen twee weken schriftelijk en met een concrete reden. Doe je dat niet, dan staat het verlof vast zoals de medewerker het vroeg.
Als werkgever wil je dat de zaak draait, ook in de zomer, terwijl je medewerker recht heeft op vakantie.
Wat zegt de wet over verlof weigeren?
Verlof weigeren mag volgens artikel 7:638 van het Burgerlijk Wetboek alleen als gewichtige redenen zich verzetten tegen de wens van de medewerker; anders stel je de vakantie vast zoals de medewerker vroeg. Je laat die redenen binnen twee weken schriftelijk weten. Jij moet ze kunnen onderbouwen.
Die regel geldt niet als de vakantie al vastligt in de arbeidsovereenkomst of de cao, zoals bij een collectieve vakantie in de bouw. Voor bovenwettelijke vakantiedagen mag je in een schriftelijke afspraak van de regel afwijken. Lees het na op Ondernemersplein.
Wanneer is een reden gewichtig genoeg?
Een reden is gewichtig als de bedrijfsvoering echt in de knel komt en je dat kunt laten zien. Algemene drukte of een voorkeur is niet genoeg; bij een piekperiode moet je ook laten zien waarom juist deze medewerker nodig is. Per situatie verschilt wat je moet kunnen laten zien:
| Reden | Wat je moet kunnen laten zien |
|---|---|
| Acuut personeelstekort | Dat vervanging niet te regelen was |
| Te veel collega’s tegelijk weg | Het rooster en de minimale bezetting |
| Piekperiode in je branche | Dat die periode aantoonbaar drukker is, en waarom juist deze medewerker nodig is |
| Algemene drukte | Geen geldige reden |
In twee uitspraken vond de werkgever dat de vakantie niet uitkwam, maar kon die niet onderbouwen waarom.
Rechtbank Midden-Nederland, 30 juni 2021
Een medewerker vroeg 4,5 week zomervakantie aan. De werkgever gaf er 3, omdat de productieplanning anders in de war zou raken en collega’s hetzelfde zouden vragen. De rechter vond dat niet onderbouwd: geen gewichtige redenen, dus de medewerker kreeg de 4,5 week.
Lees de uitspraak op rechtspraak.nl ↗ (ECLI:NL:RBMNE:2021:3601)
Rechtbank Den Haag, 25 september 2025
Een vervoerder weigerde de vakantie binnen twee weken, met een beroep op seizoensdrukte in april tot en met juni. De werkgever kon niet aantonen dat die drukte het bedrijf zou ontwrichten als de medewerker vrij was. De vakantie gold daarom als vastgesteld, en het ontslag op staande voet dat volgde was niet terecht.
Lees de uitspraak op rechtspraak.nl ↗ (ECLI:NL:RBDHA:2025:17830)
Een verlofaanvraag weigeren: zo doe je het correct
Wil je een verlofaanvraag weigeren, dan houdt dat alleen stand als je deze stappen in volgorde afwerkt:
- Reageer binnen twee weken, schriftelijk en niet alleen mondeling.
- Noem de concrete reden, bijvoorbeeld wie er die week al vrij is en welke bezetting je nodig hebt.
- Bied een alternatief: een andere week, of een deel van de gevraagde dagen.
- Leg het vast, per e-mail of met online verlofregistratie, zodat je later kunt laten zien wat je wanneer besloot. Hoe dat in Timebutler werkt, lees je in zo keur je verlofaanvragen goed of af in Timebutler.
Elke beslissing op één plek
In Timebutler vraagt je team verlof aan in de app en keur je het goed of af in het dashboard. Je ziet ook op welke datum je een aanvraag hebt behandeld. Bekijk hoe verlofregistratie werkt
Wat als je niet binnen twee weken reageert op een vakantieaanvraag?
Reageer je niet binnen twee weken schriftelijk, dan is de vakantie vastgesteld zoals de medewerker vroeg. Wil je vastgesteld verlof later toch wijzigen, dan kan dat alleen na overleg en bij gewichtige redenen, en vergoed je de schade die de medewerker daardoor lijdt.
Houd daarom per medewerker bij wanneer een aanvraag binnenkwam. Welke regels er verder gelden voor opbouw en opname, lees je in vakantiedagen van je werknemers.
Veelgestelde vragen over verlof weigeren
Mag ik verlof weigeren omdat het druk is?
Nee, verlof weigeren omdat het druk is mag niet: algemene drukte is geen gewichtige reden. Je moet laten zien dat de bedrijfsvoering echt in de knel komt, en waarom juist deze medewerker in die periode nodig is. Bij de Rechtbank Den Haag hierboven hielp een beroep op seizoensdrukte daarom niet: de werkgever kon die drukte niet aantonen.
Mag ik al goedgekeurd verlof intrekken?
Al goedgekeurd verlof intrekken mag alleen bij gewichtige redenen en na overleg met de medewerker. De schade die de medewerker daardoor lijdt, zoals een geannuleerde reis, vergoed je. Dat staat in lid 5 van artikel 7:638 van het Burgerlijk Wetboek.
Mag een werkgever 4 weken vakantie weigeren?
Een werkgever mag 4 weken vakantie alleen weigeren of inkorten bij gewichtige redenen. Ook dan moet de medewerker op verzoek twee weken achter elkaar of twee keer een week vrij kunnen nemen, als er genoeg vakantiedagen zijn (lid 3 van artikel 7:638 BW). Bij de Rechtbank Midden-Nederland kreeg de medewerker de 4,5 week, omdat de werkgever de reden niet onderbouwde.
Mag je bijzonder verlof of zorgverlof weigeren?
Bijzonder verlof of zorgverlof weigeren mag maar beperkt: een redelijk verzoek om calamiteiten- of kort verzuimverlof mag je niet weigeren, en zorgverlof alleen bij een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Voor die soorten verlof gelden andere regels dan voor vakantiedagen. Wat er per soort verlof geldt, lees je in bijzonder verlof: wat is wettelijk en wat regelt de cao.
Moet een verlofaanvraag schriftelijk?
Een verlofaanvraag schriftelijk doen is verstandig, want de termijn van twee weken begint pas te lopen als de medewerker de wens schriftelijk laat weten. Bewaar de e-mail of het bericht, zodat je weet vanaf welke dag de twee weken lopen.
