Kort antwoord
Werktijden registreren met een QR-code betekent dat een medewerker inklokt door met de eigen telefoon een code te scannen die op een gedeelde tablet verschijnt. De tablet legt de begin- en eindtijd vast, de scan bevestigt dat de juiste persoon inklokt. Zo voorkom je dat een collega even voor een ander inklokt.
Hoe werkt inklokken met een QR-code?
Inklokken met een QR-code werkt met twee apparaten: een tablet op de werkplek die als prikklok dient, en de telefoon van de medewerker. De medewerker kiest de eigen naam op de tablet, waarna er een QR-code verschijnt. Die scant de medewerker met de app op de eigen telefoon. Pas dan wordt de begintijd vastgelegd.
Stap voor stap ziet dat er zo uit:
- De medewerker tikt op de tablet de eigen naam aan.
- Op de tablet verschijnt een QR-code.
- De medewerker opent de app op de eigen telefoon en tikt op inklokken.
- De medewerker richt de camera op de QR-code op de tablet.
- De begintijd staat vast. Aan het eind van de dienst herhaalt de medewerker dezelfde stappen om uit te klokken.
Het verschil met gewoon inklokken op een tablet: daar kan iedereen elke naam aantikken. Met de QR-code moet ook de telefoon van die medewerker erbij zijn.
Waarom zou je inklokken met een QR-code gebruiken?
Inklokken met een QR-code gebruik je om te voorkomen dat medewerkers voor elkaar in- of uitklokken. Op een gedeelde tablet is dat anders een kwestie van een naam aantikken. Met de QR-code heb je de telefoon van de medewerker zelf nodig, en dat geeft je meer zekerheid dat de geregistreerde uren kloppen.
Het is vooral zinvol waar veel mensen op één plek beginnen en stoppen: een winkel, een keuken, een magazijn of een productiehal. Werkt je team verspreid of op wisselende locaties, dan klokken medewerkers vaak gewoon in met de app op de eigen telefoon. Hoe de verschillende manieren van inklokken zich verhouden en wat een prikklok app verder doet, lees je op de pagina over de prikklok.
Is een QR-code genoeg om in te klokken?
Nee, een QR-code is geen losstaande manier van inklokken. Het is een extra controle bovenop de tablet of pc die als prikklok dient. De QR-code bevestigt wie er inklokt; de prikklok legt de tijd vast. Zonder tablet of pc op de werkplek werkt inklokken met een QR-code dus niet.
Wat heb je nodig om te beginnen?
Om werktijden met een QR-code te registreren heb je drie dingen nodig: een tablet of pc op de werkplek, de app op de telefoon van elke medewerker en een account per medewerker. Dat account maak je als werkgever aan. De medewerker krijgt de inloggegevens per e-mail en downloadt de app gratis in de appstore.
In Timebutler regel je de rest onder Prikklok. Bij “Inloggegevens prikklok” vind je het e-mailadres en wachtwoord waarmee je de prikklok op de tablet of pc opent. Daarna zet je “Urenregistratie met QR-code” aan; de QR-code verschijnt dan bij het in- en uitklokken. Mogen medewerkers ook zonder prikklok met de eigen telefoon inklokken, dan zet je “Inklokken met mobiele telefoon” aan, voor iedereen of alleen voor de medewerkers die je kiest. Wie zo inklokt, scant geen QR-code: die verschijnt alleen op de prikklok op tablet of pc.
Wat moet je volgens de wet registreren?
Als werkgever houd je een registratie bij van de arbeids- en rusttijden van je medewerkers, en die bewaar je 52 weken. Bij een controle gaat de Nederlandse Arbeidsinspectie uit van de begin- en eindtijden van het werk en het totaal aan pauze per dienst.
Ontbreekt een deugdelijke registratie, dan is het boetenormbedrag € 10.000 voor een bedrijf met 50 tot 100 werknemers. Met minder dan 10 werknemers is dat de helft, met 10 tot 50 werknemers driekwart (Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet).
In welke vorm je registreert, laat de wet vrij. Een QR-code is daarom niet verplicht, maar het helpt wel om te laten zien dat de geregistreerde tijden kloppen. Of een prikklok verplicht is, lees je in is een prikklok verplicht.
Hoe je inklokken met een QR-code in Timebutler gebruikt
In Timebutler klokken medewerkers in en uit op een tablet, telefoon of pc, en elke in- en uitkloktijd wordt per minuut vastgelegd. Met QR-inklokken op de tablet scant een medewerker de code met de eigen telefoon, zodat collega’s niet voor elkaar kunnen inklokken. Medewerkers zien hun eigen uren, verlofuren en overuren terug in de app.
Hoe je het aanzet en hoe het er voor je medewerkers uitziet, lees je stap voor stap in de kennisbank: zo laat je medewerkers inklokken met een QR-code in Timebutler.
De gewerkte uren zet je met één klik in Excel of PDF, klaar voor je salarisadministrateur. Timebutler kost € 3,- per medewerker per maand. Je probeert Timebutler 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens.
Veelgestelde vragen
Hoe werkt inklokken met een app?
Bij inklokken met een app tikt een medewerker op een telefoon, tablet of pc op inklokken, en de begintijd staat per minuut vast; bij uitklokken geldt dat voor de eindtijd. Gebruik je een gedeelde tablet op de werkplek, dan kun je daar een QR-code aan toevoegen, zodat medewerkers niet voor elkaar kunnen inklokken.
Kan ik inklokken met mijn smartphone?
Ja, als je als werkgever “Inklokken met mobiele telefoon” aanzet. Dat kan voor iedereen of alleen voor de medewerkers die je kiest; zij scannen dan geen QR-code. Bij inklokken met een QR-code gebruikt de medewerker de smartphone om de code op de tablet of pc te scannen.
Is inklokken met een QR-code veilig?
Inklokken met een QR-code maakt het lastiger om voor een ander in te klokken, want je hebt de telefoon van die medewerker nodig. De QR-code vervangt geen afspraken: leg vast hoe medewerkers in- en uitklokken en wat er gebeurt als iemand het vergeet.
Moet ik werktijden registreren?
Ja. Als werkgever houd je een registratie bij van de arbeids- en rusttijden van je medewerkers en bewaar je die 52 weken. De vorm is vrij: een tablet, een app of papier mag, zolang per medewerker blijkt wanneer en hoeveel er gewerkt is, inclusief het totaal aan pauze per dienst.
Bronnen
- Wettelijke regels voor werktijden en rusttijden op rijksoverheid.nl
- Boetebedragen bij overtredingen van de Arbeidstijdenwet op de site van de Nederlandse Arbeidsinspectie
- Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1 (52 weken bewaren)
- Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit 2013
