Stap 2: Toevoegen van formules

Nu komt het ‘moeilijkste’ gedeelte om de urenregistratie in Excel goed te laten werken. Namelijk het toevoegen van de formules om bepaalde berekening automatisch in je spreadsheet te laten verlopen. We beginnen met de formule in de cel B2, die de dag van de week automatisch ophaalt naar aanleiding van de datum.

=ALS(A2=””;””;TEKST(A2;”dddd”))

Met deze formule kijkt Excel naar de datum in cel A2 en geeft aan of welke dag van de week het is (maandag, dinsdag, etc.)

In cel C2 plaatsen we vervolgens een formule om het weeknummer weer te geven.

=ALS(A2=””;””;WEEKNUMMER(A2))

Er wordt voor het weeknummer gekeken naar het veld waar de datum is ingevoerd.

De laatste formule die we invoeren om automatisch het aantal netto gewerkte uren te berekenen vullen we in bij cel G2.

=ALS(EN(D2<>””; E2<>””); E2-D2-F2; “”)

Deze formule berekend aan de hand van start- en eindtijd met aftrek van pauzes het aantal netto gewerkte uren van je medewerker.

Stap 3: Het gebruiken van de spreadsheet

Om te starten met de urenregistratie in Excel begin je met het invullen van de datum in cel A2. Automatisch worden de velden B2 en C2 nu ingevuld. Vul de start- en eindtijd en de eventuele pauze in. In cel G2 zie je automatisch het totaal van de gewerkte uren van de medewerker.

Maar hoe zit het dan met de volgende dag? Je kunt de formules gelukkig makkelijk kopiëren. 😊

Ga met je muis op cel B2 staan, je ziet rechtsonder een klein blokje verschijnen. Dit geeft de mogelijkheid om de formule in de cel te kopiëren naar onderliggende cellen. Houd je muisknop ingedrukt en sleep de formule naar de cellen hieronder. Excel bewerkt de formule automatisch zodat er naar de juiste cellen wordt verwezen.

Pas dit ook toe bij de formules in cel C2 en G2.

Stap 4: Maak tabbladen voor andere medewerkers

Kopieer alle velden van het eerste tabblad.

Onderaan de spreadsheet zie je een tabblad met ‘Blad1’ staan. Dubbelklik hier op en verander dit naar de naam van een medewerker.

Tip: Doe dit op alfabetische volgorde zodat je in de toekomst makkelijk een tabblad van een medewerker kan terugvinden

Naast dit tabblad zie je een plus (+) icoon staan. Klik hier op en plak de gekopieerde velden op het nieuwe tabblad. Geef dit tabblad de naam van de volgende medewerker en herhaal dit tot je al je medewerkers in de spreadsheet hebt staan.

Pas de spreadsheet naar eigen wens aan met de voor jou belangrijke gegevens. Voeg extra velden toe, wijzig formules of breid de functionaliteit uit volgens jouw specifieke wensen en behoeften.

Met deze eenvoudige urenregistratiespreadsheet ben je in staat om overzichtelijk je gewerkte uren bij te houden. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in je werkpatroon en prestaties over een bepaalde periode.

Overuren bijhouden in Excel: zo doe je het, en waar het misgaat

Overuren bijhouden in Excel kan door de contracturen naast de gewerkte uren te zetten: het verschil is het aantal plus- of minuren. Je breidt de spreadsheet uit deze uitleg daarvoor uit met twee kolommen en één formule per week. Zo zie je per medewerker of het urensaldo oploopt.Voeg twee kolommen toe aan de spreadsheet:

• I1: Contracturen per week
• J1: Plus- of minuren

Vul in kolom I de contracturen van de medewerker in, bijvoorbeeld 32 of 40. In
cel J2 plaats je vervolgens deze formule:

=ALS(G2=””;””;SOM.ALS($C$2:$C$200;C2;$G$2:$G$200)-I2)

Deze formule telt via het weeknummer in kolom C alle netto gewerkte uren van die week bij elkaar op en trekt daar de contracturen van af. Een positieve uitkomst betekent overuren, een negatieve uitkomst betekent minuren. Kopieer de formule naar de onderliggende cellen, net zoals je bij stap 3 hebt gedaan.

Weet wel waar het in de praktijk misgaat. Het saldo klopt alleen als élke dag volledig en foutloos is ingevuld: een vergeten pauze of een verkeerd gekopieerde formule werkt wekenlang door in het overurensaldo, en dat valt vaak pas op bij de salarisverwerking. Bij meerdere medewerkers en tabbladen groeit dat risico snel.

Wil je dat het saldo zichzelf bijwerkt op basis van in- en uitkloktijden? Bekijk dan hoe overuren bijhouden automatisch werkt in Timebutler.

Waarom urenregistratie in Excel bijhouden?

Zoals wij aan het begin van dit artikel al hebben benoemd, is het bijhouden van een urenregistratie in Excel om meerdere redenen belangrijk:

Salarisadministratie en belastingen

Een complete en kloppende urenregistratie is van belang voor een correcte salarisadministratie. Als ZZP-er kan een urenregistratie helpen met het doen van belastingaangifte. Het kan helpen bij het aantonen van zakelijke kosten en activiteiten.

Wettelijke vereisten

Inzicht en overzicht

Een urenregistratie in Excel biedt je inzicht in hoe de tijd wordt besteed gedurende de dag, week of maand. Het stelt je in staat om patronen te identificeren, productieve tijden te herkennen en inefficiënties aan te pakken.

Meer dan urenregistratie

Naast het bijhouden van urenregistratie, biedt Timebutler een eenvoudige roostermodule waar je digitaal een rooster maakt en deze eenvoudig deelt met je medewerkers. Daarnaast kun je met onze software ook een kloppende verlofregistratie bijhouden. Je medewerkers vragen in onze medewerker app verlof aan en met één druk op de knop registreer je de vakantiedagen van je medewerkers.

De voordelen van Timebutler

• Een kloppende foutloze urenregistratie
• Digitaal rooster dat altijd up-to-date is
• Verlof- en verzuimregistratie
• Overzichtelijk dashboard
• Biedt beschikbare diensten aan
• Geen mailtjes, belletjes en appjes meer
• Medewerkers hebben altijd inzicht in eigen gegevens
• Eenvoudig in gebruik
• Bespaar wekelijks enkele uren aan administratie
• Vaak binnen 1 maand terugverdiend
• Exporteer naar PDF of Excel

Kortom, je kunt gemakkelijk een urenregistratie in Excel bijhouden, dankzij Timebutler heb je uren, roosters, verlof en verzuim in één overzicht. En wil je het liefste de urenregistratie in Excel hebben? Met onze software exporteer je eenvoudig de urenregistraties van jouw medewerkers naar Excel, klaar voor je salarisadministratie.