Kort antwoord
Een prikklok is in Nederland niet verplicht. Wel verplicht is dat je de arbeids- en rusttijden van je medewerkers deugdelijk vastlegt en die registratie 52 weken bewaart. Hoe je dat doet, bepaal je zelf: een klassieke prikklok aan de muur mag, een app, een tablet of een pc net zo goed.
Is een prikklok verplicht in Nederland?
Nee, een prikklok is niet verplicht. De Arbeidstijdenwet schrijft geen apparaat of methode voor. De wet eist alleen dat je kunt aantonen wanneer en hoeveel je medewerkers werken en rusten. Dat geldt voor elke werkgever, of je nu 3 of 30 mensen in dienst hebt, en in elke sector. De vorm van de registratie is vrij, zolang die betrouwbaar is.
In de praktijk wordt “prikklok” vaak gebruikt als woord voor elke vorm van in- en uitklokken. Dat maakt de vraag verwarrend. Het apparaat is niet verplicht, het vastleggen van de uren wel.
Ontbreekt een deugdelijke registratie bij een controle, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een boete opleggen. Het boetenormbedrag is € 10.000 voor een bedrijf met 50 tot 100 werknemers. Heb je 10 tot 50 werknemers, dan is het driekwart daarvan, met minder dan 10 werknemers de helft (Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet). Wat de wet precies eist en voor wie de uitzonderingen gelden, lees je in is urenregistratie verplicht in Nederland.
Welke manieren van tijdregistratie zijn toegestaan?
Elke manier is toegestaan zolang de registratie betrouwbaar is en achteraf te controleren. Het verschil zit in hoe makkelijk dat lukt. Een lijst die op vrijdag uit het hoofd wordt ingevuld, is lastig te verdedigen bij een controle. Een registratie die de medewerker op het moment zelf vastlegt, wel.
| Manier | Mag het? | Waar het misgaat |
|---|---|---|
| Papieren urenlijst | ja | wordt vaak achteraf ingevuld, raakt kwijt |
| Excel-bestand | ja | cellen zijn aan te passen zonder spoor |
| Klassieke prikklok aan de muur | ja | aanschaf, pasjes, een apparaat per locatie |
| Prikklok met vingerafdruk | in de regel niet | biometrie valt onder strenge AVG-regels, zie hieronder |
| Digitale prikklok op tablet, telefoon of pc | ja | medewerkers moeten eraan wennen |
Een prikklok op een tablet, telefoon of pc is voor de meeste kleine werkgevers de eenvoudigste weg: geen hardware aan de muur, en de in- en uitkloktijden staan meteen goed vastgelegd. Voor inklokken op de werkplek zelf is geen apart apparaat nodig; een tablet bij de ingang is genoeg.
Mag je een prikklok met vingerafdruk gebruiken?
In de regel niet. Een vingerafdruk is een biometrisch gegeven en valt onder de AVG in de categorie bijzondere persoonsgegevens. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je die als werkgever alleen gebruiken als het echt noodzakelijk is voor de beveiliging van een gebouw of systeem. Voor tijdregistratie is dat vrijwel nooit het geval.
Toestemming van je medewerkers vragen lost dat niet op. Medewerkers zijn afhankelijk van hun werkgever, en de AP gaat er daarom van uit dat ze niet vrij kunnen weigeren. De AP heeft een bedrijf dat vingerafdrukken van personeel gebruikte voor aanwezigheidsregistratie hiervoor al beboet. Kies dus een manier van inklokken zonder biometrie.
Mag je medewerkers verplichten om in te klokken?
Ja. Als werkgever mag je redelijke instructies geven over hoe het werk wordt uitgevoerd, en daar hoort het registreren van werktijden bij. Leg in een korte werkinstructie vast hoe en wanneer medewerkers in- en uitklokken.
Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij een systeem dat de aanwezigheid van medewerkers kan controleren (artikel 27 Wet op de ondernemingsraden). Een ondernemingsraad is verplicht vanaf 50 medewerkers. Met een team van 5 tot 30 mensen heb je meestal geen OR en speelt dit niet.
Is een prikklok verplicht vanaf 2027?
In Nederland niet; er komt geen nieuwe verplichting in 2027. In België wordt het registreren van arbeidstijd per 1 januari 2027 wel verplicht voor alle werkgevers, maar ook daar is een prikklok niet nodig. Hoe dat zit, lees je in tijdsregistratie verplicht in België vanaf 2027.
Hoe je het in Timebutler regelt
In Timebutler klokken medewerkers in en uit op een tablet, telefoon of pc. Elke in- en uitkloktijd wordt per minuut vastgelegd, en je medewerkers zien hun eigen uren terug in de app. Met QR-inklokken op een tablet of pc scant een medewerker een code, zodat collega’s niet voor elkaar kunnen inklokken. Hoe je de prikklok aanzet, lees je in zo start je de digitale prikklok in Timebutler.
De gewerkte uren zet je met één klik in Excel of PDF voor je salarisadministrateur. Gemaakt voor teams zonder HR-afdeling of IT-ondersteuning: eenvoudige bediening, geen training nodig. Timebutler kost € 3,- per medewerker per maand. Je probeert het 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens.
Veelgestelde vragen
Is de prikklok verplicht?
Nee. In Nederland is geen enkel apparaat verplicht. De Arbeidstijdenwet eist wel dat je de arbeids- en rusttijden van je medewerkers registreert en die registratie 52 weken bewaart. Dat mag op papier, in Excel, met een klassieke prikklok of met een digitale prikklok op tablet, telefoon of pc, zolang de registratie betrouwbaar is.
Is een prikklok overal verplicht?
Nee, ook niet in bepaalde sectoren of bij ploegendiensten. De registratieplicht is voor elke werkgever gelijk, ongeacht grootte of branche. Alleen de manier waarop je registreert, kies je zelf. In België verandert dat per 2027 wel voor de registratie zelf, maar ook daar is geen prikklok verplicht.
Voldoet een digitale prikklok aan de wet?
Ja. De Arbeidstijdenwet laat de vorm van de registratie vrij, zolang die betrouwbaar is en achteraf te controleren. Een digitale prikklok legt de in- en uitkloktijd per medewerker vast op het moment zelf. Dat is bij een controle beter te verdedigen dan een lijst die achteraf wordt ingevuld. Meer over de digitale prikklok.
Hoe kan ik de uren van mijn personeel bijhouden?
Je legt per medewerker de begin- en eindtijd en het totaal aan pauze per dienst vast. Dat kan op papier, in Excel of met een digitale prikklok. Het makkelijkst is een registratie die de medewerker zelf vastlegt bij het in- en uitklokken. Hoe dat werkt, lees je bij online urenregistratie.
Bronnen
- Nederlandse Arbeidsinspectie: boetes bij overtreding van de Arbeidstijdenwet
- Autoriteit Persoonsgegevens: biometrie
- Arbeidstijdenbesluit, artikel 3.2:1 (52 weken bewaren)
- Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit 2013
- Wet op de ondernemingsraden, artikel 27 (instemmingsrecht)
- Rijksoverheid: wanneer is een ondernemingsraad verplicht?
