Wet flexibel werken: mag je een verzoek om thuiswerken weigeren?

Een verzoek om thuiswerken onder de Wet flexibel werken is een schriftelijk verzoek van een werknemer om de arbeidsplaats aan te passen, bijvoorbeeld door een deel van de week thuis te werken.

Wat houdt een thuiswerkverzoek onder de Wet flexibel werken in?

Een thuiswerkverzoek onder de Wet flexibel werken is een schriftelijk verzoek om de arbeidsplaats te wijzigen. De werknemer vraagt om voortaan geheel of gedeeltelijk op een andere locatie te werken, meestal thuis. De werkgever moet het verzoek overwegen, erover overleggen met de werknemer en de beslissing schriftelijk vastleggen.

De wet geldt sinds 1 januari 2016 en verving de Wet aanpassing arbeidsduur. Die oude wet ging alleen over het aantal uren. De Wet flexibel werken voegde daar de werktijden en de arbeidsplaats aan toe. Een werknemer kan sindsdien drie soorten aanpassingen vragen:

1. Arbeidsduur: meer of minder uren werken, bijvoorbeeld van vijf naar vier dagen per week.
2. Werktijden: andere begin- en eindtijden, of een andere spreiding van de uren over de week.
3. Arbeidsplaats: werken op een andere locatie, zoals thuis of op een andere vestiging.

Thuiswerken valt onder de derde categorie. Het verzoek moet schriftelijk zijn en vermelden op welke datum de wijziging moet ingaan en hoe de werknemer de aanpassing precies ziet, bijvoorbeeld twee vaste dagen per week thuis. Een mondelinge opmerking bij de koffieautomaat telt wettelijk niet als verzoek, al is het verstandig om dan wel het gesprek aan te gaan en de werknemer te wijzen op de schriftelijke route.

Welke voorwaarden gelden voor een verzoek om thuiswerken?

Een werknemer mag een verzoek om thuiswerken doen na minstens 26 weken in dienst, als het bedrijf minstens 10 werknemers heeft. Het verzoek moet schriftelijk zijn en minimaal 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum binnen zijn. Na een beslissing geldt een wachttijd van een jaar voor een nieuw verzoek.

Voorwaarde	Regel uit de Wet flexibel werken
Diensttijd werknemer	Minimaal 26 weken in dienst op de gewenste ingangsdatum
Omvang bedrijf	Minimaal 10 werknemers in dienst
Vorm van het verzoek	Schriftelijk, met ingangsdatum en gewenste aanpassing
Indienen	Minimaal 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum
Beslissing werkgever	Schriftelijk, uiterlijk 1 maand voor de ingangsdatum
Geen tijdige beslissing	Het verzoek geldt als ingewilligd zoals gevraagd
Nieuw verzoek	Een jaar na de vorige beslissing, tenzij onvoorziene omstandigheden

De 26 weken tellen vanaf de start van de arbeidsovereenkomst, ongeacht of het om een vast of tijdelijk contract gaat. De wachttijd van een jaar gaat in op het moment dat je een eerder verzoek hebt toegewezen of afgewezen. Alleen bij onvoorziene omstandigheden, zoals een plotselinge zorgtaak in het gezin, mag een werknemer eerder opnieuw een verzoek doen.

Geldt de wet voor bedrijven met minder dan 10 werknemers?

De Wet flexibel werken geldt niet voor werkgevers met minder dan 10 werknemers. Een werkgever met bijvoorbeeld zeven medewerkers is dus niet verplicht de procedure, termijnen en motiveringseisen uit de wet te volgen en mag een verzoek om thuiswerken afwijzen zonder uitgebreide onderbouwing. Voor een bedrijf met 5 tot 30 medewerkers hangt het daarom van het exacte aantal af.

Bij het tellen gaat het om het aantal werknemers met een arbeidsovereenkomst, niet om fte. Parttimers tellen dus volledig mee, net als oproepkrachten met een oproepcontract. Ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten die bij het uitzendbureau in dienst zijn, tellen niet mee.

Ook zonder wettelijke plicht is een serieus gesprek verstandig. Goed werkgeverschap uit het Burgerlijk Wetboek geldt voor elke werkgever, hoe klein ook. Een afwijzing zonder enige uitleg leidt in een klein team vaak tot onvrede, en een rechter kan bij een conflict alsnog kijken of je redelijk hebt gehandeld.

Hoe beoordeel je als werkgever een verzoek om thuiswerken?

Je beoordeelt een verzoek om thuiswerken door het te overwegen, er met de werknemer over te overleggen en binnen de termijn schriftelijk te beslissen. Voor de arbeidsplaats is de toets lichter dan voor uren of werktijden. Je hoeft geen zwaarwegend bedrijfsbelang aan te tonen. Een afwijzing motiveer je wel altijd schriftelijk.

Overlegplicht en reactietermijn

Je hebt tot een maand voor de gewenste ingangsdatum om op het verzoek te beslissen. Omdat de werknemer het verzoek 2 maanden vooraf indient, heb je in de praktijk ongeveer een maand om te overleggen en te beslissen. Wijs je af, dan moet je vooraf met de werknemer overleggen en de redenen schriftelijk geven.

Reageer je niet op tijd, dan wordt het verzoek automatisch ingewilligd zoals de werknemer het heeft gevraagd. Dat is de grootste valkuil voor een eigenaar die zelf veel buiten de deur is: een brief die een paar weken blijft liggen, betekent dat de medewerker vanaf de gewenste datum thuis mag werken. Zet de ontvangstdatum en de uiterste beslisdatum daarom direct in je agenda.

Je mag in overleg ook een tussenweg afspreken, bijvoorbeeld één thuiswerkdag in plaats van de gevraagde twee, of een proefperiode. Leg die afspraak schriftelijk vast, inclusief de werkdagen, de bereikbaarheid en een datum waarop jullie de afspraak samen evalueren.

Gronden om een thuiswerkverzoek af te wijzen

Je mag een verzoek om thuiswerken afwijzen als het werk zich niet leent voor een andere locatie of als het bedrijfsbelang in de knel komt. Denk aan werk dat alleen op locatie kan, roosterproblemen, veiligheidsrisico’s of het werken met vertrouwelijke gegevens die het pand niet mogen verlaten. De reden moet concreet zijn en op de functie slaan.

Een monteur, een kok of een medewerker aan de balie kan het werk niet thuis doen; dat is op zichzelf een afdoende reden. Bij een administratief medewerker of planner ligt het anders. Daar moet je uitleggen waarom aanwezigheid nodig is, bijvoorbeeld omdat iemand de telefoon en bezoekers opvangt, of omdat klantdossiers alleen op een beveiligd netwerk op kantoor te raadplegen zijn.

Voor verzoeken over uren of werktijden geldt de zwaardere norm van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. De wet noemt daarbij uitdrukkelijk problemen met de herbezetting van vrijgekomen uren, de veiligheid, het rooster en de financiën. Een afwijzing met alleen “dat doen we hier niet” houdt bij de rechter geen stand, ook niet bij een thuiswerkverzoek.

Verbod op benadeling na een verzoek

Je mag een werknemer niet benadelen of ontslaan vanwege een verzoek om thuiswerken. Dat verbod geldt ook als de werknemer een klacht indient over de afhandeling of een collega helpt bij diens verzoek. Een opzegging om die reden is in strijd met de wet en benadeling, zoals het inhouden van een loonsverhoging, kan tot een claim leiden.

Maak daarom van elk overleg een kort verslag: wat is gevraagd, wat is besproken, welke reden gaf de doorslag. Zo kun je later aantonen dat de beslissing over de functie en het bedrijf ging, en niet over de persoon.

Welke regels blijven gelden als een medewerker thuiswerkt?

Bij thuiswerken blijven de Arbeidstijdenwet, de pauzeregels, de registratieplicht en de AVG gewoon van toepassing. Alleen de arbeidsplaats verandert. Je moet dus ook van thuiswerkers de arbeids- en rusttijden bijhouden, en je blijft verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, ook al staat die in een andere woning.

De maximale arbeidstijd van 12 uur per dienst en 60 uur per week uit de Arbeidstijdenwet geldt thuis net zo goed als op kantoor, net als de 11 uur rust tussen twee diensten. Werkt iemand thuis langer dan 5,5 uur, dan geldt de pauzeplicht van minimaal 30 minuten, en die pauze registreer je ook.

Een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden is verplicht voor elke werkdag, dus ook voor thuiswerkdagen. Die registratie bewaar je minimaal 52 weken. Met digitale urenregistratie zoals Timebutler klokken thuiswerkers in op hun telefoon of laptop, zodat je niet hoeft na te bellen wie wanneer aan het werk was.

Let bij thuiswerkers op de AVG. Je mag vastleggen wanneer iemand werkt en pauzeert, maar niet via de webcam meekijken of toetsaanslagen loggen. Welke gegevens je wel en niet mag registreren, staat in het artikel over AVG en urenregistratie van personeel.

De Arbowet verplicht je daarnaast om, binnen wat redelijkerwijs van je gevraagd kan worden, te zorgen voor een goede stoel, een bureau en een beeldscherm op de thuiswerkplek. Leg in de thuiswerkafspraak vast wie wat regelt, welke apparatuur van het bedrijf is en wanneer je de afspraak evalueert.

Een cao of een eigen thuiswerkregeling kan bovenop de Wet flexibel werken aanvullende afspraken bevatten, bijvoorbeeld over vergoedingen of een maximum aantal thuiswerkdagen. Lees die altijd naast de wet.

Veelgestelde vragen over een verzoek om thuiswerken