Wet verbetering poortwachter: stappenplan voor werkgevers

Het stappenplan van de Wet verbetering poortwachter is de vaste reeks acties en termijnen die je volgt zodra een medewerker langdurig ziek is: van de ziekmelding bij de arbodienst tot de WIA-aanvraag aan het einde van het tweede ziektejaar. De wet verplicht werkgever en werknemer om samen aan re-integratie te werken, en UWV toetst achteraf of jij als werkgever genoeg hebt gedaan.

Eén langdurig zieke medewerker in een bedrijf met 5 tot 30 mensen betekent twee jaar loon doorbetalen, een dossier bijhouden en op vaste momenten actie ondernemen. Mis je een termijn of ontbreekt een document, dan kan UWV je verplichten om langer loon door te betalen.

Wat is de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter regelt wat werkgever en werknemer moeten doen om een zieke medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. De werkgever betaalt bij ziekte minimaal 70% van het loon door, maximaal 2 jaar (104 weken), en is eindverantwoordelijk voor het re-integratietraject. UWV beoordeelt na afloop of beide partijen voldoende hebben gedaan.

De regels staan in de wet zelf, in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en in de Beleidsregels beoordelingskader poortwachter. Die laatste twee beschrijven welke stappen UWV verwacht en op welke momenten. Een overzicht van de wettelijke uitgangspunten vind je op rijksoverheid.nl.

De wet geldt voor elke werkgever met personeel in loondienst, ongeacht de grootte van het bedrijf. Een bakkerij met zes medewerkers heeft dezelfde verplichtingen als een organisatie met honderden mensen. Het verschil zit in de uitvoering: een klein bedrijf heeft meestal geen HR-afdeling en moet de termijnen zelf bewaken.

De werknemer heeft ook plichten: meewerken aan de probleemanalyse, het plan van aanpak uitvoeren, verschijnen bij de bedrijfsarts en passend werk accepteren. Werkt je medewerker niet mee, dan mag je maatregelen nemen, bijvoorbeeld het loon opschorten. Leg zo’n stap altijd schriftelijk vast en overleg eerst met de bedrijfsarts.

Wet verbetering poortwachter stappenplan werkgever: alle termijnen op een rij

Het stappenplan bestaat uit acht vaste momenten in twee ziektejaren: ziekmelding bij de arbodienst (meteen), probleemanalyse (week 6), plan van aanpak (week 8), evaluaties (elke 6 weken), ziekmelding bij UWV (week 42), eerstejaarsevaluatie (week 52), re-integratieverslag en WIA-aanvraag (week 93). Elke stap levert een document op dat in het re-integratiedossier hoort.

Week	Stap	Wie	Wat leg je vast
Meteen	Ziekmelding bij arbodienst of bedrijfsarts	Werkgever	Eerste ziektedag, datum melding
6	Probleemanalyse	Bedrijfsarts	Beperkingen, mogelijkheden, advies
8	Plan van aanpak	Werkgever en werknemer	Doel, activiteiten, casemanager, ondertekening
Elke 6 weken	Voortgangsgesprek en evaluatie	Werkgever en werknemer	Gespreksverslag, bijstelling plan
42	Ziekmelding bij UWV	Werkgever	Bevestiging UWV
52	Eerstejaarsevaluatie	Werkgever en werknemer	Terugblik, keuze spoor 1 of 2, bijgesteld plan
91 tot 93	Re-integratieverslag en WIA-aanvraag	Werkgever en werknemer	Compleet dossier, actueel oordeel bedrijfsarts
104	Einde loondoorbetaling	UWV beslist	WIA-beslissing of loonsanctie

De tabel geeft de uiterste termijnen. Vroeger handelen mag altijd en is meestal verstandig.

• Ziekmelding (meteen). Meld de zieke medewerker bij je arbodienst of bedrijfsarts zodra de ziekmelding binnenkomt. Een vaste wettelijke termijn in dagen is er niet; wat “tijdig” is, staat in je contract met de arbodienst. Registreer de eerste ziektedag exact, want alle latere termijnen tellen vanaf die dag. Open direct een re-integratiedossier en bewaar daarin elke afspraak, ook telefonische afspraken die je per e-mail bevestigt.
• Probleemanalyse (week 6). De bedrijfsarts onderzoekt de situatie en stelt een probleemanalyse op: wat kan de medewerker nog, wat niet, en hoe lang duurt het verzuim naar verwachting. Alleen de bedrijfsarts mag dit beoordelen. Jij vraagt als werkgever niet naar de diagnose en legt die ook niet vast.
• Plan van aanpak (week 8). Op basis van het advies van de bedrijfsarts maak je samen met de medewerker een plan van aanpak, uiterlijk twee weken na de probleemanalyse. Daarin staan het doel van de re-integratie, de activiteiten met startdatum, wie casemanager is en hoe vaak je evalueert. Beide partijen ondertekenen het plan.
• Voortgangsgesprekken (elke 6 weken). Bespreek minstens elke zes weken hoe het gaat: opbouw van werkuren, aanpassingen op de werkplek, scholing. Leg elk gesprek vast in een kort verslag en pas het plan van aanpak aan als de situatie verandert.
• Ziekmelding bij UWV (week 42). Is de medewerker na 42 weken nog ziek, dan meld je dit bij UWV, uiterlijk op de eerste werkdag na week 42. UWV onderneemt op dat moment nog niets, maar registreert de zaak.
• Eerstejaarsevaluatie (week 52). Aan het einde van het eerste ziektejaar kijk je samen terug: wat is bereikt, wat niet, en is terugkeer in eigen of ander werk bij jouw bedrijf nog realistisch? Zo niet, dan start je spoor 2. Dit is een beslismoment dat UWV later zwaar weegt.
• Re-integratieverslag (week 91). Je stelt met de medewerker het complete re-integratieverslag samen: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties, eerstejaarsevaluatie, een actueel oordeel van de bedrijfsarts en de eindevaluatie. De medewerker voegt een eigen oordeel toe.
• WIA-aanvraag (week 93). De medewerker vraagt uiterlijk in week 93 een WIA-uitkering aan bij UWV en stuurt het re-integratieverslag mee. UWV beoordeelt of jullie genoeg hebben gedaan en beslist voor het einde van week 104.

Twee momenten gaan in kleine bedrijven makkelijk mis: de ziekmelding bij de arbodienst en de eerstejaarsevaluatie in week 52. De eerste omdat de eigenaar denkt dat de medewerker over een paar dagen wel terug is, de tweede omdat een jaar lang niemand de kalender in de gaten hield. Zet beide data direct bij de ziekmelding in je agenda.

Spoor 1 en spoor 2: passend werk zoeken

Spoor 1 betekent re-integratie bij je eigen bedrijf, in de eigen functie of in ander passend werk. Spoor 2 betekent re-integratie bij een andere werkgever. Je begint altijd met spoor 1, en uiterlijk bij de eerstejaarsevaluatie beoordeel je of spoor 2 erbij moet. Beide sporen mogen naast elkaar lopen.

Spoor 1: terugkeer in eigen bedrijf

In spoor 1 zoek je binnen je eigen bedrijf naar werk dat past bij wat de medewerker volgens de bedrijfsarts nog kan. Dat kan de eigen functie zijn met aanpassingen, minder uren of een ander takenpakket, maar ook een andere functie. Je legt vast welke opties je hebt onderzocht en waarom iets wel of niet mogelijk was.

In een klein bedrijf is de ruimte vaak beperkt. Een monteur die niet mag tillen kan misschien tijdelijk de werkvoorbereiding doen; in een winkel met zes medewerkers is zo’n alternatief er soms niet. Dat is op zich geen probleem voor UWV, zolang je aantoont dat je het serieus hebt bekeken. Een enkele zin “er was geen passend werk” is onvoldoende.

Spoor 2: werk bij een andere werkgever

Spoor 2 start je zodra duidelijk is dat terugkeer bij je eigen bedrijf niet of niet volledig lukt, en uiterlijk na de eerstejaarsevaluatie als spoor 1 onvoldoende resultaat heeft. Je helpt de medewerker dan aan werk bij een andere werkgever, meestal met een re-integratiebureau. De kosten zijn voor jou als werkgever.

Start je spoor 2 te laat, dan kan UWV dat zien als onvoldoende re-integratie-inspanning. Twijfel je bij de eerstejaarsevaluatie, dan is het veiliger om spoor 2 alvast te starten naast spoor 1. Leg het besluit en de onderbouwing vast in het bijgestelde plan van aanpak.

Wat gebeurt er als je het stappenplan niet volgt?

Volg je het stappenplan niet of onvoldoende, dan legt UWV een loonsanctie op: je betaalt het loon van de zieke medewerker langer door, tot maximaal een jaar extra. UWV kijkt daarbij naar het re-integratieverslag. Ontbreken documenten, zijn termijnen gemist of is spoor 2 te laat gestart, dan is dat voor UWV een reden om te oordelen dat je te weinig hebt gedaan.

Een loonsanctie kun je verkorten door alsnog te doen wat UWV mist. Je dient dan een verzoek in om de sanctie te beëindigen, met bewijs van de herstelde tekortkoming. Dat lukt alleen als het dossier daarna wel compleet is.

Het dossier is je enige bewijs. Werk daarom vanaf dag één vanuit één plek waar je ziekmeldingen, betermeldingen, gespreksverslagen en adviezen bewaart. Een verzuimregistratie waarin per medewerker de eerste ziektedag vaststaat, voorkomt dat je in week 91 losse e-mails bij elkaar moet zoeken.

Je mag registreren dat iemand ziek is, vanaf wanneer, wat de verwachte duur is en welke werkzaamheden nog mogelijk zijn. Je mag geen diagnose, klachten of medische details noteren; dat is aan de bedrijfsarts. Wat je precies wel en niet mag vastleggen, lees je in AVG en verzuimregistratie.

Praktische afspraken die werken in een klein team: wijs één persoon aan als casemanager, zet alle poortwachter-termijnen bij de ziekmelding meteen in een gedeelde agenda, en plan het voortgangsgesprek direct na elk bedrijfsartsbezoek. Zo blijft het traject lopen, ook als de eigenaar zelf veel buiten de deur is. Hoe je die stappen in een vaste volgorde zet, lees je in wat een verzuimworkflow is.

Veelgestelde vragen over het poortwachter stappenplan

Bronnen

• Stappenplan Wet verbetering poortwachter van UWV
• Probleemanalyse en plan van aanpak bij UWV
• Ziekteverzuim van het werk op rijksoverheid.nl