Verzuimregistratie AVG wat mag je vastleggen: als werkgever leg je alleen organisatorische gegevens vast, zoals contactgegevens en de verwachte duur van het verzuim. Medische gegevens over de aard of oorzaak van de ziekte vallen onder artikel 9 AVG en mag je niet registreren. Alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag deze gegevens verwerken.
Verzuimregistratie AVG: wat mag je vastleggen als werkgever?
Als werkgever mag je bij verzuimregistratie organisatorische gegevens vastleggen: contactgegevens, verwachte duur van het verzuim en werkafspraken over de re-integratie. Medische gegevens vallen buiten je bevoegdheid, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.
Concreet mag je bij een ziekmelding vastleggen: het telefoonnummer en verblijfadres van de medewerker, de vermoedelijke duur van het verzuim, of er sprake is van een lopende vangnetregeling en of het verzuim samenhangt met een arbeidsongeval, verkeersongeval of arbeidsconflict.
In het verzuimdossier horen daarnaast: afspraken over werkhervatting en het plan van aanpak, tussenevaluaties en gespreksverslagen, adviezen van de bedrijfsarts zoals de probleemanalyse en het spreekuurverslag, en documenten voor het UWV zoals de 42-weken melding en de eerstejaarsevaluatie.
De arbodienst of bedrijfsarts is de enige partij die medische gegevens mag verwerken. Zij vallen onder het medisch beroepsgeheim en adviseren de werkgever uitsluitend over belastbaarheid, niet over de diagnose. Deze scheiding tussen werkgever en arbodienst is de kernvoorwaarde van de wettelijke uitzondering in artikel 9 AVG.
Welke gegevens mag je niet registreren bij ziekteverzuim?
Je mag de aard, oorzaak of ernst van de ziekte niet vastleggen: geen diagnoses, klachten of namen van aandoeningen, ook niet als de medewerker deze informatie zelf deelt. Beperk je administratie tot organisatorische feiten.
Ook medicijngebruik, behandeling door een psycholoog of specialist, en andere gezondheidsgerelateerde bijzonderheden horen niet in je dossier. Het uitgangspunt: leg vast wat nodig is voor de organisatie van het werk, niet wat er medisch aan de hand is.
De Autoriteit Persoonsgegevens ziet toe op naleving van deze regels en kan bij overtreding handhavend optreden. Zij publiceert richtlijnen over de omgang met gezondheidsgegevens bij verzuim, mede in samenwerking met het UWV.
Onderstaande tabel zet de belangrijkste categorieën naast elkaar, zodat je in één oogopslag ziet wat wel en niet in je verzuimdossier hoort.
| Wel vastleggen | Niet vastleggen |
|---|---|
| Telefoonnummer en verblijfadres | Aard of naam van de ziekte |
| Vermoedelijke duur van het verzuim | Klachten of symptomen |
| Of er een vangnetregeling geldt | Medicijngebruik |
| Arbeidsongeval, verkeersongeval of arbeidsconflict (ja/nee) | Behandelend arts of specialist |
| Afspraken over werkhervatting en plan van aanpak | Diagnose van de bedrijfsarts |
| Adviezen van de bedrijfsarts (probleemanalyse, spreekuurverslag) | Persoonlijke gezondheidsdetails |
Uitzondering: medische gegevens voor veiligheid op de werkvloer
Gegevens die nodig zijn voor de veiligheid van collega’s mag je alleen vastleggen met expliciete toestemming van de medewerker. Denk aan epilepsie of suikerziekte, waarbij collega’s moeten weten hoe te handelen in een noodsituatie.
Zonder deze toestemming mag je de informatie niet registreren of delen, ook niet uit veiligheidsoverwegingen. Leg de toestemming vast als aparte stap, los van de reguliere verzuimregistratie, zodat je kunt aantonen dat dit vrijwillig is gebeurd. Bespreek met de medewerker welke collega’s de informatie precies nodig hebben en beperk de verspreiding tot die groep.
Hoe leg je een ziekmelding correct vast in je administratie?
Een correcte ziekmelding vastleggen betekent: datum en tijd van de melding noteren, naam en afdeling van de medewerker, gemaakte afspraken en vervolgacties, zonder medische details. Dit vormt de basis van elk verzuimdossier.
Leg bij elk contactmoment vast wie is gebeld, wat er is afgesproken en wanneer het volgende contact plaatsvindt. Noteer geen inhoudelijke redenen voor het verzuim, ook niet samengevat.
Werk je met een digitale verzuimregistratie via Timebutler, dan helpt een vast format om de scheiding tussen organisatorische en medische gegevens te bewaken. Zo voorkom je dat medische informatie per ongeluk in een gespreksverslag terechtkomt.
Wat zijn de gevolgen bij overtreding van de AVG-regels rond verzuim?
Bij overtreding kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen aan de werkgever. De hoogte hangt af van de ernst en omvang: de AVG kent boetecategorieën tot maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet, al ligt een boete voor een MKB-bedrijf doorgaans veel lager en in verhouding tot de overtreding.
Ook onbedoelde registratie van medische gegevens, bijvoorbeeld een diagnose die per ongeluk in een gespreksverslag belandt, kan al een overtreding vormen. Naast een boete kan een medewerker zelf een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of schadevergoeding eisen wegens onrechtmatige verwerking van gezondheidsgegevens.
Zorg dat iedereen die verzuimgegevens verwerkt, weet wat wel en niet mag. Een helder protocol en een vast format in je verzuimregistratie voorkomen de meeste fouten al voordat ze ontstaan.
Veelgestelde vragen over verzuimregistratie en de AVG
Mag ik vragen wat de medewerker mankeert bij een ziekmelding?
Nee, je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Je mag wel vragen naar de verwachte duur van het verzuim en of werkafspraken nodig zijn, zonder medische details.
Mag de bedrijfsarts medische gegevens met mij delen?
Nee, de bedrijfsarts deelt geen medische gegevens met de werkgever. Hij of zij geeft alleen advies over belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden, zonder de onderliggende diagnose te noemen, en valt hierbij onder het medisch beroepsgeheim.
Mag ik verzuimgegevens bewaren nadat een medewerker is hersteld?
Ja, maar volgens de AVG mag je gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Bewaar verzuimdossiers zolang dit relevant is voor re-integratie, verantwoording richting het UWV of een eventueel geschil, en verwijder ze daarna.
Mag een medewerker zelf zijn ziekte benoemen tijdens de melding?
Een medewerker mag dit zelf doen, maar jij als werkgever mag dit niet vastleggen in je administratie. Ook als de informatie spontaan wordt gedeeld, blijft het verbod op registratie van medische gegevens gelden.
Wat moet ik doen als ik per ongeluk medische gegevens heb vastgelegd?
Verwijder de gegevens direct uit het dossier zodra je dit ontdekt. Documenteer dat de fout is hersteld en zorg dat betrokkenen bij de verzuimregistratie weten welke gegevens wel en niet mogen worden vastgelegd.
Geldt de AVG ook voor kleine werkgevers met een paar medewerkers?
Ja, de AVG geldt voor elke werkgever, ongeacht bedrijfsgrootte. Ook bij 5 tot 10 medewerkers gelden in 2026 dezelfde regels over wat je wel en niet mag vastleggen bij ziekteverzuim.