Een rooster maken in Excel is voor veel MKB-bedrijven de eerste stap naar structuur in de planning. Met een paar kolommen en eenvoudige formules heb je al snel een basisrooster staan.
Maar: zodra je met contracturen, overuren, verlof en de Arbeidstijdenwet (NL) of Belgische arbeidsduurregels te maken krijgt, wordt Excel al snel een kwetsbare oplossing. In dit artikel combineren we de praktische Excel-stappen met de HR- en payrollblik.
Wat heb je nodig om een rooster in Excel te maken?
Voor het maken van een rooster in Excel heb je eigenlijk niet veel nodig. Elke Excel-versie vanaf 2016 biedt voldoende functionaliteit voor een basis werkrooster. Je kunt zelfs met Excel Online aan de slag, wat handig is als je het rooster wilt delen met anderen.
Verzamel voordat je begint met het rooster maken Excel, minimaal deze informatie:
- Namen van alle medewerkers die ingepland moeten worden
- Werkdagen en tijden per medewerker
- Verschillende diensten of shifttypes in je bedrijf
- Afdeling/locatie (handig voor filters in Excel)
- Afspraken over pauzes en rusttijden
- Eventuele vaste vrije dagen of thuiswerkdagen
- Minimale bezetting per dag of dienst
Extra handig in Nederland (voor loon & verlof):
- Soort uren: normaal, onregelmatigheidstoeslag, overuren, tijd-voor-tijd
- Vakantieplanning (blokdagen, schoolvakanties, vaste vrije dag)
- Afspraken over ADV/ATV (bijv. 40 uur werken, 36 uur contract, 4 uur ADV)
Extra handig in België:
- Contractuele arbeidsduur (meestal 38 uur gemiddeld per week)
- Of er ADV-/inhaalrust-dagen zijn om tot 38 uur te komen
- Duidelijke aanduiding van gewone uren, bijkomende uren (deeltijds) en overuren
Het is ook handig om van tevoren na te denken over hoe je het rooster wilt indelen. Werk je met vaste diensten zoals ochtend, middag en avond? Of heb je flexibelere werktijden?
Vergeet tot slot niet je minimale bezetting per dag of dienst (bijv. minimaal 2 mensen op de kassa, 1 leidinggevende, 1 logistiek).
Deze keuzes bepalen hoe je jouw Excel rooster template opbouwt.
Hoe begin je met de basis opzet van je Excel rooster?
De basis opzet van je Excel rooster begint met een duidelijke structuur. Houd het simpel: dat maakt het rooster beter leesbaar én beter te koppelen aan je urenadministratie.
Maak in de eerste rij je kolommen aan voor de dagen van de week. In de eerste kolom zet je de namen van je medewerkers. Deze eenvoudige lay-out geeft je direct overzicht over wie wanneer werkt.
Volg deze stappen voor de personeelsplanning Excel opzet:
- Open een nieuw Excel-bestand
- Zet in cel A1:
Medewerker - Zet in B1 t/m H1 de dagen van de week (bijv. ma–zo)
- Vul vanaf A2 naar beneden de namen van je medewerkers in
- Gebruik de rijen ónder de namen voor meerdere weken of maak per week een apart tabblad
- Maak kolommen breed genoeg en zet tekst uitgelijnd in het midden
- Praktisch voorbeeld (NL & BE):
- Kolommen B–H: dagen
- In de cellen vul je ofwel dienstcodes (V = Vroeg, L = Laat, N = Nacht, VRIJ),
of werktijden (bijv.09:00–17:00). - Voeg eventueel extra kolommen toe voor:
Voor een professionelere uitstraling kun je de koprij een andere achtergrondkleur geven en de tekst vet maken. Zorg ervoor dat de cellen groot genoeg zijn om diensten of tijden duidelijk weer te geven zonder dat de tekst wordt afgekapt.
Belangrijk: een rooster in Excel is geen urenregistratie
Veel bedrijven gebruiken het Excel-rooster zowel als planning als “bewijs” van de gewerkte uren. Juridisch is dat riskant.
In Nederland moet je als werkgever:
- een werkrooster schriftelijk vastleggen, én
- een registratie van de daadwerkelijk gewerkte uren bijhouden, zodat de Arbeidsinspectie kan controleren of de Arbeidstijdenwet wordt nageleefd.
Een geplande dienst van 09:00–17:00 zegt niets over iemand die in werkelijkheid tot 18:30 is gebleven. In België geldt hetzelfde principe: de effectieve arbeidsduur (inclusief overuren en inhaalrust) moet aantoonbaar zijn.
Praktische tip:
Maak in hetzelfde Excel-bestand een tweede tabblad ‘Gewerkte uren’ waarin je per medewerker de échte begin- en eindtijden vastlegt, of gebruik direct een digitale prikklok/urenregistratiesysteem. Dan kun je je rooster-tabblad echt als planning gebruiken, en het andere tabblad voor de loon- en urenadministratie.
Welke formules helpen je bij het automatiseren van je rooster?
Excel-formules maken je rooster een stuk slimmer en besparen tijd bij het bijwerken. Met de juiste formules kun je automatisch datums laten doorlopen, totale werkuren berekenen en zelfs waarschuwingen maken voor dubbele diensten.
Deze handige formules maken je diensten rooster Excel efficiënter:
- Handige basisformules
=VANDAAG()– toont de huidige datum=B1+1– laat datums automatisch doorlopen naar de volgende dag=SOM(B2:H2)– somt het totaal aan uren of dienstwaardes per medewerker op=AANTAL.ALS(B2:H2;"V")– telt het aantal vroege diensten, of werkdagen- Werk je met werktijden (bijv. 09:00–17:00)? Dan kun je per dag uren uitrekenen:
- Kolom B: begintijd (bijv.
09:00) - Kolom C: eindtijd (bijv.
17:30) - Kolom D:
=(C2-B2)*24→ aantal uren (zet deze kolom op getal met 2 decimalen) - Tel daarna per week of per loonperiode de uren op met
=SOM(D2:D8).
Voor HR: signaleer overuren en dubbele diensten
Je kunt formules gebruiken om typische HR-risico’s te markeren:
=ALS(SOM(B2:H2)>contracturen;"LET OP: meer dan contract";"")
→ signaleert wanneer iemand meer uren is ingepland dan in het contract staat.=ALS(AANTAL.ALS($B$2:$H$10;B2)>1;"DUBBEL";"")
→ signaleert dubbele toewijzing van dezelfde medewerker op dezelfde dienst.
Met voorwaardelijke opmaak kun je cellen rood laten kleuren zodra het totaal boven een bepaalde grens uitkomt (bijv. > 48 uur per week).
Voor validatie kun je ook gegevensvalidatie gebruiken. Ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie en maak een lijst met toegestane diensten zoals “Vroeg”, “Laat” of “Vrij”. Dit voorkomt typfouten en houdt je rooster consistent.
Roosteren binnen de wet: Nederland vs. België
Voor werknemers van 18 jaar en ouder gelden o.a. deze maxima:
- maximaal 12 uur per dienst
- maximaal 60 uur per week
- over 4 weken gemiddeld maximaal 55 uur per week
- over 16 weken gemiddeld maximaal 48 uur per week
In Excel kun je per medewerker de weektotalen en gemiddelden over meerdere weken laten berekenen. Wordt het rooster zo krap dat je deze grenzen bijna raakt? Dan is het de moeite waard om over te stappen op software die automatisch toetst aan de Arbeidstijdenwet.
België: maximale arbeidsduur en inhaalrust
In België geldt in principe: maximaal 8 uur per dag en 40 uur per week, met een verplichte vermindering naar gemiddeld 38 uur per week via ADV- of inhaalrustdagen.
- Werk je in een 40-urenrooster? Dan moeten er inhaalrustdagen voorzien worden om gemiddeld op 38 uur uit te komen.
- Overuren geven vaak recht op overloon én inhaalrust, afhankelijk van de situatie en sector-cao.
In een Belgisch Excel-rooster is het dus belangrijk om:
- gewone uren, bijkomende uren (deeltijds) en overuren te onderscheiden;
- duidelijk te tonen waar inhaalrust/ADV wordt opgenomen.
Hoe maak je je Excel rooster overzichtelijk en professioneel?
Een goed opgemaakte rooster is niet alleen mooier om naar te kijken, maar ook praktischer in gebruik. Met kleuren, randen en de juiste lettertypen maak je van je Excel-sheet een professioneel werkrooster dat iedereen gemakkelijk kan lezen.
Een overzichtelijk rooster is niet alleen prettig voor medewerkers, maar ook nodig om fouten in loon en verlof te voorkomen.
Gebruik deze opmaaktips voor je MKB rooster planning:
- Gebruik vaste kleuren per dienst (bijv. groen = vroeg, blauw = laat, oranje = avond, grijs = vrij)
- Maak de koprij (dagen) en de eerste kolom (medewerkers) vet en geef ze een lichte achtergrondkleur
- Gebruik voorwaardelijke opmaak om weekenden of nachtdiensten een andere kleur te geven
- Voeg icoontjes of duidelijke codes toe voor:
- V = Verlof
- Z = Ziek
- O = Opleiding
- IR = Inhaalrust
Voor het printen stel je de pagina-instellingen goed in. Ga naar Pagina-indeling en kies voor liggende oriëntatie. Zorg dat het rooster op één pagina past door de schaalverdeling aan te passen. Voeg ook kop- en voetteksten toe met de weeknummers en datum van het rooster.
Let op bij verlof en vakantie (NL):
Werknemers hebben recht op minimaal 4 keer de wekelijkse arbeidsduur aan wettelijke vakantie (bijv. bij 40 uur per week → 160 uur per jaar).
Houd in je verlofsysteem onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen; Excel kun je gebruiken om gepland verlof te tonen, maar de officiële registratie hoort in je verlof- en loonadministratie.
Wat zijn de voordelen en nadelen van roosteren in Excel?
Excel heeft duidelijke voordelen voor het maken van roosters, vooral voor kleinere bedrijven. Het is toegankelijk, relatief goedkoop en de meeste mensen kennen het programma al. Maar er zitten ook beperkingen aan die je moet kennen voordat je ervoor kiest.
| Voordelen Excel roosters | Nadelen Excel roosters |
|---|---|
| Lage kosten, meestal al beschikbaar | Geen realtime samenwerking mogelijk |
| Flexibel en volledig aanpasbaar | Geen automatische notificaties naar medewerkers |
| Bekende software voor de meeste gebruikers | Foutgevoelig bij handmatige invoer |
| Goed voor kleine teams tot 10-15 mensen | Geen integratie met verlof- en verzuimsystemen |
| Eenvoudig te printen en delen | Versieconflicten bij meerdere editors |
Nadelen en risico’s voor HR & payroll
- Geen automatische koppeling met urenregistratie, verlof of verzuim
- Groot risico op fouten bij handmatig overnemen van gewerkte uren naar de loonadministratie
- Geen automatische check op:
- Arbeidstijdenwet / Belgische arbeidsduurregels
- Min/max-contracten en structurele overuren
- Minimumloon-toets bij tijd-voor-tijd of plus/min-uren (NL)
- Versiebeheer-problemen als meerdere mensen in hetzelfde bestand werken
- Geen automatische notificaties naar medewerkers bij roosterwijzigingen
- Medewerkers kunnen niet zelf eenvoudig diensten ruilen of beschikbaarheid doorgeven
Excel werkt dus vooral goed wanneer:
- je een klein team hebt,
- de roosters redelijk vast zijn,
- en je bereid bent veel handmatig over te nemen in je uren- en salarisadministratie.
Waarom kiezen steeds meer MKB-bedrijven voor slimme rooster software?
Naarmate je bedrijf groeit, worden de beperkingen van Excel steeds duidelijker. Wat begint als een handig hulpmiddel wordt al snel een tijdrovende bezigheid met veel kans op fouten. Moderne rooster software biedt oplossingen die specifiek zijn ontworpen voor personeelsplanning.
Gespecialiseerde software voor personeelsplanning Excel alternatieven biedt deze voordelen:
- Moderne rooster- en urenregistratiesoftware biedt bijvoorbeeld:
- Automatische communicatie met medewerkers via app-notificaties
- Realtime inzicht in beschikbaarheid, verlof- en verzuimaanvragen
- Mogelijkheid voor medewerkers om diensten te ruilen (binnen afgesproken regels)
- Integratie met urenregistratie, digitale prikklok en salarisadministratie
- Toetsing aan Arbeidstijdenwet / Belgische arbeidsduur (afhankelijk van de oplossing)
- Overzichtelijke rapportages voor HR, finance en management
Waar je in Excel alles zelf moet uitvinden, zorgt goede software ervoor dat je:
- minder fouten maakt in uren en loon,
- minder discussie hebt over roosters en gewerkte uren,
- en beter kunt aantonen dat je voldoet aan wet- en cao-afspraken.
Korte checklist: is Excel nog voldoende voor jouw roosters?
Beantwoord voor jezelf de volgende vragen:
- Heb ik meer dan 10–15 medewerkers met wisselende diensten?
- Moet ik vaak schuiven met roosters of diensten ruilen?
- Kopieer ik nog steeds handmatig uren uit Excel naar de loonadministratie?
- Heb ik twijfels of ik altijd binnen de Arbeidstijdenwet / Belgische arbeidsduurregels blijf?
- Is het lastig om verlof, ADV/inhaalrust en ziekte netjes in één overzicht te houden?
Beantwoord je meerdere vragen met “ja”? Dan is Excel waarschijnlijk meer een noodoplossing dan een duurzame keuze. In dat geval loont het de moeite om naar een geïntegreerde oplossing te kijken, waarin roosteren, urenregistratie, verlof en verzuim wél samenkomen.
Daarmee houd je Excel vrij voor wat het goed kan (rekenen en analyseren) – en laat je de complexe HR-processen over aan software die daar speciaal voor is gemaakt.
Conclusie
Voor MKB-bedrijven met meerdere afdelingen of locaties wordt dit verschil nog belangrijker. Waar Excel je dwingt om handmatig alles bij te houden, automatiseren slimme systemen veel van deze taken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de tevredenheid van medewerkers door betere communicatie en meer flexibiliteit.
Excel blijft een goede keuze voor heel kleine bedrijven met stabiele roosters. Maar zodra je merkt dat je veel tijd kwijt bent aan het bijhouden van wijzigingen, miscommunicatie krijgt over diensten, of je team groter wordt, is het tijd om te kijken naar professionele alternatieven. Bij Timebutler helpen we MKB-bedrijven om deze stap te maken met software die simpel werkt maar veel meer mogelijkheden biedt dan Excel ooit kan. Wil je meer weten over onze oplossingen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We laten je graag zien hoe moderne rooster software jouw personeelsplanning kan verbeteren.