De kosten van tijdregistratiesoftware variëren van gratis tot meer dan € 15 per medewerker per maand. Budgetoplossingen kosten meestal € 2–5 per gebruiker, midrangepakketten € 5–15 en premiumsystemen € 15 of meer. De totale prijs hangt af van het aantal gebruikers, de gewenste functionaliteiten, integratiemogelijkheden en ondersteuning. Voor mkb-bedrijven zijn er vaak extra kosten, zoals implementatie en training, die je moet meenemen in je berekening.
Wat bepaalt de prijs van tijdregistratiesoftware?
De prijs van tijdregistratiesoftware wordt bepaald door vijf hoofdfactoren: het aantal gebruikers, de functionaliteiten die je nodig hebt, implementatiekosten, ondersteuning en integratiemogelijkheden. Voor mkb-bedrijven is het aantal medewerkers meestal de grootste kostenfactor, omdat de meeste leveranciers per gebruiker per maand rekenen.
Het aantal functionaliteiten speelt ook een grote rol in de prijsbepaling. Basisurenregistratie kost minder dan uitgebreide personeelsplanningssoftware met verlofbeheer, verzuimregistratie en roosterplanning. Cloudbased oplossingen zijn vaak voordeliger dan on-premisesystemen, omdat je geen servers of hardware nodig hebt.
Ondersteuning en servicelevels beïnvloeden de prijs aanzienlijk. Telefonische support, training en persoonlijke begeleiding kosten extra. Voor bedrijven met maximaal 50 medewerkers per vestiging is het verstandig om te kiezen voor software die eenvoudig zelf te beheren is, zodat je minder afhankelijk bent van dure externe ondersteuning.
Hoeveel kost tijdregistratiesoftware per medewerker per maand?
Tijdregistratiesoftware kost tussen de € 0 en € 20+ per medewerker per maand, afhankelijk van de functionaliteiten. Gratis oplossingen bieden basisurenregistratie voor kleine teams, maar hebben beperkte mogelijkheden en vaak geen klantenservice.
Budgetoplossingen (€ 2–5 per gebruiker) zijn geschikt voor eenvoudige tijdregistratie met digitale prikklokfunctionaliteit. Je krijgt meestal basisrapportages en eenvoudige export naar Excel. Midrangepakketten (€ 5–15 per gebruiker) bevatten uitgebreide personeelsplanning, verlofbeheer, verzuimregistratie en integratiemogelijkheden met salarisadministratie.
Premiumpakketten (€ 15+ per gebruiker) bieden geavanceerde functionaliteiten zoals projecttijdregistratie, uitgebreide analytics, API-koppelingen en 24/7 support. Voor de meeste mkb-bedrijven is de midrangecategorie het meest kosteneffectief, omdat deze alle benodigde functionaliteiten bevat zonder onnodige complexiteit.
Welke verborgen kosten komen er bij tijdregistratiesoftware?
Verborgen kosten bij tijdregistratiesoftware kunnen je maandelijkse uitgaven flink verhogen. Implementatiekosten voor installatie, configuratie en datamigratie rekenen leveranciers vaak apart aan. Deze kunnen variëren van € 500 tot € 5.000, afhankelijk van de complexiteit van je organisatie.
Training van medewerkers en beheerders kost vaak extra. Veel leveranciers rekenen € 100–300 per trainingsdag. Integraties met bestaande systemen, zoals salarisadministratie of ERP-software, kunnen € 1.000–3.000 per koppeling kosten. Datamigratie van je huidige systeem naar de nieuwe software wordt vaak apart gefactureerd.
Let ook op exitkosten als je van leverancier wilt wisselen. Sommige aanbieders rekenen kosten voor het exporteren van je data. Ondersteuning buiten kantooruren, extra opslagruimte en aanvullende rapportages kunnen maandelijkse meerkosten veroorzaken. Vraag altijd naar een complete kostenopstelling, inclusief alle mogelijke extra kosten.
Wat is de beste prijsklasse voor jouw bedrijfsgrootte?
Voor startups en eenmanszaken zijn gratis oplossingen vaak voldoende voor basisurenregistratie. Je hebt weinig complexiteit en kunt handmatig bijhouden wat nodig is. Budgetoplossingen van € 2–5 per gebruiker worden interessant zodra je 3–5 medewerkers hebt en meer overzicht wilt.
Kleine bedrijven met 5–15 medewerkers halen meestal de meeste waarde uit midrangeoplossingen (€ 5–15 per gebruiker). Deze bieden verlofbeheer, roosterplanning en eenvoudige integraties die veel tijd besparen in de personeelsadministratie. Je krijgt genoeg functionaliteit zonder onnodige complexiteit.
Middelgrote bedrijven met 15–50 medewerkers kunnen kiezen tussen uitgebreide midrangepakketten of instappremiumoplossingen. Let vooral op multilocatieondersteuning als je meerdere vestigingen hebt. De extra kosten voor premiumfunctionaliteiten wegen vaak op tegen de tijdsbesparing bij complexere personeelsplanning.
Hoe bereken je de terugverdientijd van tijdregistratiesoftware?
De terugverdientijd van tijdregistratiesoftware bereken je door de maandelijkse kosten af te zetten tegen de tijdsbesparing en foutpreventie. Tijdsbesparing in administratie is meestal de grootste bron van ROI. Een personeelsmedewerker bespaart gemiddeld 2–4 uur per week op handmatige urenverwerking.
Bereken je huidige kosten voor personeelsadministratie: aantal uren × uurtarief van je administratief medewerker. Tel daar fouten in salarisverwerking bij op, die vaak leiden tot correcties en ontevreden medewerkers. Automatische berekening van overuren en verlofopbouw voorkomt kostbare vergissingen.
Een praktisch voorbeeld: bij 20 medewerkers bespaar je ongeveer 3 uur administratie per week. Bij € 25 per uur is dat € 75 per week of € 300 per maand. Software van € 10 per gebruiker kost € 200 per maand, dus je terugverdientijd is minder dan een maand. Betere projectrentabiliteit door nauwkeurige tijdregistratie levert vaak nog meer op.
Wanneer is gratis tijdregistratiesoftware een goede keuze?
Gratis tijdregistratiesoftware is geschikt voor zeer kleine bedrijven met maximaal 5 medewerkers die alleen basisurenregistratie nodig hebben. Je accepteert dan beperkingen zoals beperkte ondersteuning, geen integraties en vaak advertenties in de interface.
Gratis oplossingen werken goed voor eenvoudige situaties zonder complexe roosters, verlofbeheer of meerdere locaties. Zodra je meer functionaliteit nodig hebt, zoals automatische berekening van overuren of export naar salarisadministratie, stuit je snel op beperkingen.
Het wordt tijd om te upgraden naar een betaalde versie wanneer je meer dan 5 medewerkers hebt, meerdere locaties beheert of geïntegreerd verlofbeheer nodig hebt. Ook als je veel tijd kwijt bent aan handmatige correcties of export van gegevens, verdient betaalde software zichzelf snel terug. De overgang naar betaalde software is meestal soepeler dan later wisselen tussen verschillende systemen.
Hoe Timebutler helpt met kosteneffectieve tijdregistratie
Het kiezen van de juiste tijdregistratiesoftware hangt af van je specifieke behoeften en budget. Begin met een duidelijk overzicht van je vereisten en test verschillende oplossingen voordat je een beslissing neemt. Timebutler biedt een transparante oplossing voor € 3 per medewerker per maand, zonder verborgen kosten of lange contracten, speciaal ontworpen voor mkb-bedrijven die hun personeelsadministratie willen digitaliseren:
- • Geen implementatiekosten of eenmalige opstartkosten
- • Gratis training en onboarding voor je team
- • Alle functionaliteiten inbegrepen: verlofbeheer, roosterplanning en rapportages
- • Directe integratie met populaire salarisadministratiepakketten
- • Nederlandse klantenservice tijdens kantooruren
Start vandaag nog met een gratis proefperiode van 30 dagen en ervaar zelf hoe eenvoudig en kosteneffectief tijdregistratie kan zijn. Voor vragen over de implementatie of specifieke functionaliteiten kun je altijd contact met ons opnemen voor persoonlijk advies op maat.
Veelgestelde vragen
Hoe schakel ik over van mijn huidige tijdregistratiesysteem naar nieuwe software?
Plan de overgang in stappen: exporteer eerst je historische data, test de nieuwe software parallel aan je huidige systeem, en train je medewerkers geleidelijk. De meeste leveranciers bieden gratis datamigratie aan bij implementatie. Kies een rustige periode voor de definitieve omschakeling en houd je oude systeem enkele weken beschikbaar als backup.
Welke integraties zijn essentieel voor mkb-bedrijven?
De belangrijkste integraties zijn koppeling met je salarisadministratiepakket (zoals Nmbrs, Afas of Exact), je boekhoudprogramma en eventueel projectmanagementsoftware. Deze integraties voorkomen dubbel invoeren van gegevens en reduceren fouten aanzienlijk. Vraag vooraf naar de kosten en implementatietijd van deze koppelingen.
Wat gebeurt er als ik meer medewerkers krijg dan verwacht?
De meeste leveranciers werken met flexibele licenties waarbij je maandelijks gebruikers kunt toevoegen of verwijderen. Je betaalt alleen voor actieve gebruikers in die maand. Sommige aanbieders bieden kortingen bij grotere aantallen gebruikers, dus informeer naar volumekortingen als je groei verwacht.
Hoe voorkom ik dat medewerkers tijdregistratie omzeilen of manipuleren?
Kies software met GPS-verificatie voor buitendienstmedewerkers, IP-adresbeperking voor kantoorlocaties, en foto-verificatie bij het in- en uitklokken. Maak duidelijke afspraken over tijdregistratie en leg uit waarom nauwkeurige registratie belangrijk is. Transparante rapportages helpen bij het monitoren van onregelmatigheden.
Kan ik tijdregistratiesoftware gebruiken voor projectfacturatie?
Ja, veel midrange en premium tijdregistratiepakketten ondersteunen projecttijdregistratie met uurtarieven per medewerker of project. Je kunt dan direct factuurbare uren exporteren naar je factureringssysteem. Let op functionaliteiten zoals projectcodes, taakregistratie en automatische berekening van projectrentabiliteit.
Wat als mijn internet uitvalt - kunnen medewerkers dan nog steeds inklokken?
Moderne tijdregistratiesoftware biedt offline functionaliteit via mobiele apps. Medewerkers kunnen inklokken zonder internetverbinding, en de data wordt automatisch gesynchroniseerd zodra de verbinding hersteld is. Sommige systemen hebben ook lokale back-up servers voor kritieke situaties.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn tijdregistratie AVG-compliant is?
Kies een Nederlandse of Europese leverancier die AVG-compliance garandeert en data binnen de EU opslaat. Zorg voor duidelijke privacyverklaringen voor medewerkers, beperk toegang tot tijdregistratiedata tot bevoegde personen, en maak afspraken over dataretentie. De meeste professionele leveranciers hebben standaard AVG-compliance ingebouwd.