Roosters maken en eenvoudig delen met je medewerkers
Roosters maken, het kan een hele klus zijn. Dankzij Timebutler wordt roosters maken een fluitje van een cent en deel je de personeelsplanning ook nog eens gemakkelijk met al je medewerkers.
Een rooster maken; snel en simpel
Een rooster maken kan een hele puzzel zijn. Als manager of eigenaar wil je zoveel mogelijk rekening houden met de specifieke wensen van je medewerkers zoals verlofdagen en vakantieperiodes. Maar je moet ook rekening houden met piek- en daluren, verschillende type medewerkers en wellicht ook met verschillende teams, afdelingen of vestigingen. Alles bij elkaar kun je flink wat tijd kwijt zijn aan het maken van een rooster. Maar gelukkig bieden wij een oplossing waarmee een rooster maken een fluitje van een cent wordt.
Personeelsrooster opstellen; hoe pak je dit aan?
Een personeelsrooster maken is dus een puzzel maar als je de puzzel gestructureerd aanpakt is het een fluitje van een cent. Dus, hoe begin je met het maken van een goed personeelsrooster? Wij geven je wat tips en de software van Timebutler helpt je geruisloos door deze verschillende stappen heen.
Rooster opstellen per afdeling
Voordat je begint met het maken van het rooster is het belangrijk eerste de structuur goed neer te zetten. Heb je bijvoorbeeld te maken met verschillende teams, afdelingen of zelfs vestigingen? Maak deze eenvoudig aan en koppel je medewerkers aan de verschillende teams, afdelingen of vestigingen. Dat maakt het maken van het rooster straks een stuk overzichtelijker. Dankzij de heldere kleuren in het Timebutler dashboard zie je straks in één oogopslag de bezetting per afdeling, per dag of per week. Met een handig filter kun je ook alle medewerkers binnen één afdeling weergeven, waardoor je eenvoudig kunt zien welke medewerkers je kunt inroosteren binnen deze afdeling. Voor meer informatie over het aanmaken van teams, afdelingen of vestigingen, lees dit artikel.
Begin met het inplannen van fulltime medewerkers
Oké, de structuur staat. Dan starten we met het vullen van het rooster. Eerst vul je de diensten in voor je fulltime medewerkers. Zij zijn tenslotte de basis van je bedrijf en staan onder vast contract. Deze uren wil je als eerste ingevuld hebben. In het digitale rooster van Timebutler zie je eenvoudig hoeveel uur je een medewerker in een week inplant en wanneer je voldoet aan het aantal contracturen. Heb je te maken met verschillende teams of afdelingen, zorg er dan voor dat je die eerst netjes aanmaakt in Timebutler.
Plan vervolgens je parttime medewerkers in het rooster
Vervolgens plan je de nog beschikbare diensten in met je parttime medewerkers. Zorg ervoor dat je deze medewerkers niet teveel inplant en voorkom dat ze overuren maken. Als het goed is begint je personeelsrooster er nu al aardig gevuld uit te zien.
Vul openstaande diensten verder in met flexibele krachten
De laatste open diensten om het rooster maken af te ronden vul je vervolgens in met je flexibele krachten. Let hierbij wel op dat je flexibele krachten vaak ook een verwachting hebben van een bepaald aantal uren. Hier wil je natuurlijk zoveel mogelijk aan voldoen om ook je flexibele schil rondom je bedrijf tevreden te houden.
Rooster gemaakt? Deel deze eenvoudig met je medewerkers
Onderdeel van de Timebutler software is een app voor medewerkers. Zodra jij het rooster hebt gemaakt én gepubliceerd zien je medewerkers deze direct in hun app. Ook eventuele latere wijzigingen worden direct aangepast in de medewerker app. Zo zijn je medewerkers 24/7 op de hoogte van hun rooster.
De medewerker app biedt overigens nog veel meer voordelen. Zo kunnen medewerkers via de app eenvoudig diensten ruilen en verlof- en verzuimdagen aanvragen. Ook hebben zij altijd inzicht in hun gewerkt uren. Het belang van een goede urenregistratie en transparante communicatie hierover tussen werkgever en medewerker vertellen we je graag meer.
Basisrooster maken in Excel
Je kunt ook eerst starten met het maken van een basisrooster. Je kunt daarvoor gewoon een rooster maken in Excel. Je bepaalt dan hoeveel diensten er nodig zijn op een dag en wat voor een soort diensten dit zijn. Dit basisrooster maak je zonder dat je hier al medewerkers aan koppelt. Het geeft je puur inzicht in welke bezetting je wanneer nodig hebt.Vaak heb je dit vooral tijdens de start van een nieuwe personeelsplanning nodig of voor continu wisselende werkzaamheden.
Door op voorhand een basisrooster te maken in Excel kun je vervolgens heel makkelijk een rooster maken in Timebutler met de juiste medewerkers hierin. Het is dan alleen een kwestie van het inplannen van de juiste medewerkers op de juiste plek op het juiste moment totdat de totale bezetting overeen komt met je basisrooster.
Een basisrooster maken doe je zonder rekening te houden met verlof of verzuim
Je maakt in het basisrooster dus alleen een opzet van de uit te voeren werkzaamheden. Verlof en verzuim van je medewerkers staat in het rooster in Timebutler, dus deze kom je vanzelf tegen op het moment dat je het basisrooster omzet naar een actuele planning welke je kunt delen met je medewerkers. Dat kan namelijk eenvoudig via de Timebutler medewerker app.
Maandrooster maken; of plan langer vooruit
Laat je medewerkers van te voren weten waar ze aan toe zijn. Dit kun je doen door een maandrooster te maken. Door je medewerkers inzicht te geven in hoe de maand eruit ziet met diensten die ze mogen werken, zijn ze ook in de gelegenheid privé activiteiten in te plannen. Niets vervelender voor je medewerkers om geen prive afspraken te kunnen plannen omdat hun rooster nog niet bekend is.
Je kunt met Timebutler ook een maandrooster maken voor meerdere maanden. Door de publicatiedatum aan te passen, bepaal je zelf over welke periode je medewerkers het rooster kunnen inzien. Jij hebt je maandroosters voor de komende maanden al in concept klaar en je hoeft enkel aanpassingen te maken op een moment dat het jou uitkomt of omdat het nodig is. Zo is het maken van een rooster met Timebutler zeer eenvoudig en daarmee tijdbesparend. Die waardevolle tijd kun je nu besteden aan je klanten of je medewerkers zelf.
Dagrooster maken; zie je bezetting en aantal diensten per dag
Een dagrooster maken in Timebutler kan op twee manieren. Je kunt direct op de homepage in het dashboard aan de slag met het dagrooster. Je kunt ook via de roosterpagina het rooster maken voor de komende dag, week of maand.
Op de roosterpagina zie je per dag een handig overzicht van het aantal ingeplande uren, het aantal medewerkers dat je hebt ingeroosterd en het aantal diensten die je hebt gevuld. Met deze oplossing is een dagrooster maken overzichtelijk en kun je de bezetting binnen je organisatie goed monitoren.
Roosters maken combineren met urenregistratie
Timebutler bevat ook een urenregistratie van je medewerkers. Werken je medewerkers altijd vast via het rooster? Dan zet je met één druk op de knop het rooster om naar gewerkte uren. Dan heb je direct de output voor je salarisadministratie. En niet onbelangrijk, dan voldoe je aan de arbeidstijdenwet. Deze schrijft namelijk voor dat je uren van medewerkers moet registeren.
Via Instellingen kun je de mogelijkheid aanzetten om de ingeroosterde diensten direct om te zetten naar gewerkte uren. Dit gebeurt vervolgens automatisch aan het einde van iedere dienst. Tijdens het inplannen van je medewerkers in het dagrooster of maandrooster kun je ook meteen aangeven of een medewerker recht heeft op pauze. Deze pauze wordt dan ook meegerekend in de urenadministratie. Zo heb je direct de urenregistratie op orde zodra je een rooster maakt. Wel zo handig.
Mocht er in het rooster iets veranderen, kun je dit direct aanpassen en wordt dit natuurlijk ook direct verwerkt en kenbaar gemaakt aan je medewerkers, via de medewerker app. Als een medewerker onverhoopt langer moet werken dan in het gemaakte rooster staat, kun je naderhand eenvoudig de uren aanpassen zodat je urenregistratie op orde is.
Wil je de voordelen van online roosters maken? Start met de gratis demo aan.
Heb je eerst nog vragen?
Neem dan contact op met onze support afdeling.
Wij zijn iedere werkdag bereikbaar tussen 8.30 uur en 17.30 uur.
We antwoorden zo snel we kunnen, maar sowieso binnen 24 uur.
