Wat doet een prikklok systeem?
Een prikklok systeem digitaliseert de volledige urenregistratie van je medewerkers.
Het vervangt papieren urenstaten en mechanische stempelklokken door een gebruiksvriendelijke app of webapplicatie.
Medewerkers klokken in en uit met één druk op de knop.
Het systeem werkt op drie niveaus:
Registratie: Automatisch bijhouden van start- en stoptijden
Berekening: Direct doorrekenen van gewerkte uren, pauzes en overuren
Opslag: Cloud-based bewaring van alle gegevens volgens wettelijke bewaartermijn
Alle data wordt realtime gesynchroniseerd naar een beveiligde server. Je hebt altijd en overal toegang tot actuele personeelsgegevens.
Wat doet een prikklok systeem?
Het werkproces is verrassend eenvoudig.
Medewerkers openen de app of website op hun apparaat. Ze drukken op “inklokken” bij aanvang van hun werkdag. Het systeem registreert automatisch de exacte tijd.
Bij het einde van de dienst drukken ze op “uitklokken”. Pauzes worden op dezelfde manier geregistreerd via een aparte knop.
De software berekent automatisch:
- Totaal aantal gewerkte uren per dag
- Opgebouwde overuren of plustijd
- Gemaakte pauzes en rusttijden
- Netto-werktijd na aftrek van pauzes
Als werkgever zie je in je dashboard direct wie er werkt, wie te laat is en hoeveel uren iedereen heeft gemaakt. Export naar Excel gaat met één klik.
Waarom is een prikklok systeem wettelijk verplicht?
De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers tot deugdelijke urenregistratie.
Artikel 4:3 Arbeidstijdenwet stelt dat je arbeids- en rusttijden moet bijhouden voor toezicht door de Inspectie SZW. De registratie moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.
Het Europees Hof van Justitie bevestigde op 14 mei 2019 dat alle EU-lidstaten werkgevers moeten verplichten tot dagelijkse tijdregistratie. Deze uitspraak versterkt de Nederlandse regelgeving.
Bij ontbrekende of ondeugdelijke registratie riskeer je boetes tot €8.700 per overtreding. Bij herhaalde overtredingen kunnen boetes oplopen tot €87.000.
De registratie moet minimaal 52 weken bewaard blijven vanaf de datum van de geregistreerde arbeids- en rusttijden.
Meer informatie over de Arbeidstijdenwet vind je op Rijksoverheid.nl
Welke voordelen biedt een prikklok systeem?
Een digitaal systeem brengt meetbare verbeteringen.
Tijdsbesparing
Geen handmatig invoeren of controleren van urenstaten meer. Gemiddeld bespaar je 2-3 uur per week per 20 medewerkers aan administratief werk.
Kostenbesparing
Voorkom betaling voor niet-gewerkte tijd. Studies tonen dat medewerkers gemiddeld 4,5 uur per week “stelen” bij handmatige registratie door afrondingen en buddy-punching.
Foutpreventie
Geen rekenfouten meer bij optellen van uren. Het systeem berekent alles automatisch volgens ingestelde bedrijfsregels.
Transparantie
Zowel jij als je medewerker zien exact dezelfde gegevens. Dit voorkomt discussies over gewerkte uren.
Compliance
Automatische naleving van Arbeidstijdenwet en CAO-afspraken. Het systeem waarschuwt bij overschrijding van maximale werktijden.
Realtime inzicht
Direct overzicht wie er werkt, waar en hoelang. Perfect voor planning en bezettingsoptimalisatie.
Wat is het verschil met traditionele prikklokken?
De evolutie van mechanisch naar digitaal is revolutionair.
Bij een traditionele prikklok moet je wekelijks alle kaarten verzamelen, uren handmatig optellen en invoeren. Dit kost 200-300 euro per maand aan arbeidstijd voor een klein bedrijf.
Digitale systemen kosten €2-5 per medewerker per maand, maar besparen die administratietijd volledig.
Hoe voorkomt een prikklok fraude en tijddiefstal?
Tijddiefstal kost bedrijven jaarlijks duizenden euro’s.
Buddy punching is het grootste probleem: collega’s klokken voor elkaar in. Bij fysieke kaarten of pincodes is dit makkelijk.
Moderne systemen hebben vier preventieve maatregelen:
- Fotoverificatie: Bij elk inklokken wordt een foto gemaakt.
- Geofencing: Inklokken is alleen mogelijk binnen een bepaalde straal van de werklocatie.
- IP-tracking: Het systeem registreert vanaf welk apparaat en locatie wordt ingeklokt.
- QR-code registratie: Er wordt een unieke, tijdelijke QR-code gegenereerd, welke geverifieerd moet worden via een app.
Deze functies verminderen tijddiefstal met gemiddeld 75-85%. Voor een bedrijf met 20 medewerkers scheelt dit al snel €15.000-20.000 per jaar.
Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe je tijddiefstal voorkomt.
De urenregistratie van Timebutler werkt naadloos samen met je personeelsplanning.
Wat zijn de belangrijkste functies?
Een compleet systeem biedt meer dan alleen tijdregistratie.
Basis functionaliteiten
- Inklokken en uitklokken via app, browser of tablet
- Automatische berekening gewerkte uren
- Pauzeregistratie met aftrek van werktijd
- Plus- en minuren bijhouden per medewerker
Geavanceerde functionaliteiten
- Overuren berekenen volgens CAO-regels
- Toeslag berekening (avond/nacht/weekend)
- Multi-locatie ondersteuning voor meerdere vestigingen
- Afdelingsspecifieke registratie
- Projectgebonden urenregistratie
Integraties
- Export naar Excel, CSV of PDF
- Koppeling met salarisadministratie
- Synchronisatie met personeelsplanning software
- Verlofregistratie en verzuimbeheer
Wat zijn de belangrijkste functies?
De keuze hangt af van je specifieke situatie.
Let op deze factoren:
Bedrijfsgrootte: Voor MKB-bedrijven tot 50 medewerkers zijn andere oplossingen geschikt dan voor grote ondernemingen.
Werklocaties: Hebben medewerkers vaste werkplekken of werken ze op verschillende locaties? Buitendienst vereist mobiele oplossingen.
Budget: Hardware-systemen kosten €2000-5000 eenmalig. Cloud-based oplossingen kosten €2-5 per medewerker per maand.
Integratiebe hoeften: Moet het systeem koppelen met je huidige salarissoftware of boekhoudprogramma? Of is een Excel of PDF voldoende?
Gebruiks gemak: Een intuïtief systeem verlaagt de drempel voor medewerkers en voorkomt weerstand.
Test altijd eerst via een gratis proefperiode. Betrek medewerkers bij de keuze voor draagvlak.
Geen creditcard nodig
Wat zijn veelvoorkomende toepassingen?
Verschillende branches hebben specifieke behoeften.
Horeca en retail: Wisselende diensten, veel parttimers, piektijden. Een digitale prikklok helpt bij nauwkeurige urenregistratie voor variabele lonen.
Bouw en installatie: Buitendienst op wisselende locaties. Mobiele inklok-apps met GPS-tracking tonen waar medewerkers werken.
Zorg en welzijn: Nachtdiensten met toeslagen, complexe roosters. Automatische berekening van onregelmatigheidstoeslag voorkomt fouten.
Transport en logistiek: Chauffeurs onderweg, wisselende routes. Real-time registratie vanaf de smartphone geeft inzicht in rijtijden versus rusttijden.
Kantoren: Thuiswerk en flexibele werktijden. Browser-based systemen werken overal zonder extra apps.
Toch zit er bij veel MKB-bedrijven een overlap in de behoefte. Een eenvoudig systeem dat begrijpbaar is voor beheerders en medewerkers.
Hoe verbetert een prikklok je personeelsplanning?
Accurate data leidt tot betere beslissingen.
Het systeem toont werkelijke werkpatronen in plaats van geplande roosters. Je ziet waar verschillen ontstaan tussen planning en realiteit.
Concrete voordelen voor je personeelsplanning
- Identificeer structurele over- of onderbezetting
- Ontdek welke dagen en tijden drukker zijn
- Bereken realistische bezettingsnormen
- Plan efficiënter door historische data
- Voorkom overuren door betere spreiding
Door prikklokdata te analyseren, zie je bijvoorbeeld dat dinsdagochtend structureel rustiger is dan verwacht. Je past de bezetting aan en bespaart loonkosten.
Moet elk bedrijf verplicht een prikklok hebben?
Ja, de Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers tot deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden. Uitzonderingen gelden voor “hoger personeel” (3x modaal of meer) en enkele specifieke sectoren. Voor nachtdiensten, overwerk en sectoren als horeca, bouw en transport is registratie altijd verplicht.
Wat kost een prikklok systeem?
Hardware-systemen kosten €200-800 eenmalig plus €0,50 per kaart per maand. Digitale cloud-based oplossingen zoals Timebutler kosten €3 per medewerker per maand zonder hardware-investering. Bereken ook de bespaarde administratietijd: 2-3 uur per week voor 20 medewerkers is €200-300 per maand aan loonkosten.
Hoe lang moet ik urenregistratie bewaren?
De Arbeidstijdenwet vereist een bewaartermijn van minimaal 52 weken vanaf de datum van geregistreerde arbeids- en rusttijden. Bij digitale systemen gebeurt dit automatisch via cloud-opslag met back-ups.
Kunnen medewerkers vanaf hun telefoon inklokken?
Ja, moderne systemen werken op elk apparaat met internetverbinding. Medewerkers klokken in via een mobiele app of browser. Geofencing zorgt ervoor dat inklokken alleen mogelijk is binnen een bepaalde straal van de werklocatie.
Wat gebeurt als een medewerker vergeet uit te klokken?
Het systeem toont direct openstaande klokmomenten in het dashboard. Je krijgt een notificatie en kunt medewerkers erop attenderen. Vergeten uitklokmomenten kun je handmatig corrigeren met goedkeuringsflow.
Is een prikklok AVG-proof?
Ja, mits correct ingericht. Biometrische gegevens (vingerafdruk, gezichtsherkenning) vereisen expliciete toestemming van medewerkers. Deze data valt onder bijzondere persoonsgegevens. Systemen met pincodes of badges zijn minder privacygevoelig. Zorg voor een verwerkersovereenkomst met je leverancier.
Kan een prikklok koppelen met mijn salarisadministratie?
De meeste moderne systemen exporteren data naar Excel, CSV of PDF. Welke eenvoudig in te lezen zijn in populaire salarissoftware zoals Exact, AFAS of Visma. Dit voorkomt dubbele invoer en vermindert fouten.
Wat bij ziekte of vakantie van medewerkers?
Systemen met geïntegreerd verlofbeheer tonen automatisch afwezigheid in het overzicht. Ziektemeldingen en goedgekeurde vakantiedagen worden verwerkt in de urenregistratie. Je ziet direct het verschil tussen gewerkte uren, verlof en ziekte.
Hoe voorkom ik weerstand bij invoering?
Betrek medewerkers vroegtijdig bij de keuze. Leg uit dat het systeem transparantie biedt: zij zien ook hun eigen gewerkte uren. Start met een proefperiode en verzamel feedback. Zorg voor goede uitleg en ondersteuning bij de invoering.
Werkt een prikklok ook voor thuiswerkers?
Ja, cloud-based systemen werken overal met internet. Thuiswerkers klokken in via hun laptop of telefoon. Sommige systemen bieden projectgebonden registratie: medewerkers geven aan aan welke taak ze werken tijdens het inklokken.
Belangrijkste punten over prikklok systemen
Een modern prikklok systeem is meer dan een registratietool.
- Het vormt de basis voor efficiënt personeelsbeheer:
- Voldoe automatisch aan wettelijke registratieplicht Arbeidstijdenwet
- Bespaar 2-3 uur administratief werk per week
- Voorkom tijddiefstal ter waarde van €15.000-20.000 per jaar
- Krijg realtime inzicht in aanwezigheid en bezetting
- Optimaliseer personeelsplanning met historische data
- Elimineer discussies door transparante urenregistratie
Voor MKB-bedrijven biedt een cloud-based prikklok systeem de beste prijs-kwaliteitverhouding. Geen hardware-investering, betaal alleen voor actieve gebruikers en schaal mee met groei.
30 dagen gratis demo
Start binnen 5 minuten
Ontdek zelf hoe eenvoudig moderne urenregistratie werkt.
Gebruik onze software 30 dagen zonder verplichting. Tevreden? Je demo omgeving wordt dan overgezet naar een betaalt account. Al je gegevens blijven bewaard.
Geen verborgen kosten
Gratis app voor iOs en Android
📚 Over deze gids
Deze complete handleiding over prikklok systemen is gemaakt door Timebutler, specialist in personeelsmanagement software voor het Nederlandse MKB.
Timebutler wordt gebruikt door 300+ bedrijven in retail, horeca en zakelijke dienstverlening voor urenregistratie, personeelsplanning en verlofbeheer.
🔗 Geraadpleegde bronnen:
Voor meer informatie over moderne tijdregistratie: timebutler.nl of Neem contact op