Een prikklok systeem voor MKB-bedrijven kost gemiddeld tussen de €2 en €5 per medewerker per maand voor cloud-based oplossingen. Eenvoudige systemen beginnen rond €150-300 eenmalig, terwijl uitgebreidere oplossingen met extra functies kunnen oplopen tot €10 per gebruiker maandelijks. Hardware-investeringen zijn vaak niet meer nodig dankzij moderne digitale oplossingen die werken op bestaande tablets, smartphones en computers.
Waarom hebben MKB-bedrijven een prikklok systeem nodig?
MKB-bedrijven hebben vaak te maken met handmatige tijdregistratie, wat leidt tot fouten en veel administratief werk. Een digitale prikklok zorgt voor automatische berekening van gewerkte uren zonder handmatig werk.
De voordelen voor kleinere bedrijven zijn duidelijk merkbaar. Je bespaart wekelijks uren aan administratie omdat het systeem automatisch plus- en minuren bijhoudt. Medewerkers kunnen eenvoudig in- en uitklokken, pauzes registreren en uren per locatie vastleggen.
Compliance met Nederlandse arbeidsregels wordt ook veel eenvoudiger. Het systeem houdt automatisch bij of medewerkers binnen de wettelijke werktijden blijven en genereert rapporten die je direct kunt gebruiken voor controles.
Voor bedrijven met meerdere locaties biedt een modern systeem multi-locatie ondersteuning. Zo heb je altijd inzicht in waar je medewerkers werken en hoeveel uren ze maken.
Wat zijn de verschillende soorten prikklok systemen?
Cloud-based systemen zijn tegenwoordig de meest populaire keuze voor MKB-bedrijven. Deze werken via internet en vereisen geen dure hardware-investeringen. Je medewerkers kunnen in- en uitklokken via hun smartphone, tablet of computer.
Traditionele hardware terminals zijn nog steeds beschikbaar, maar worden minder gebruikt. Deze kosten tussen €200-800 per terminal en hebben vaak extra onderhoudskosten.
Mobiele apps bieden de meeste flexibiliteit. Medewerkers downloaden de app uit de appstore en kunnen overal registreren. Ideaal voor bedrijven met buitendienst of wisselende werklocaties.
Biometrische oplossingen met vingerafdruk- of gezichtsherkenning zijn beschikbaar, maar vaak te duur voor kleinere bedrijven. Deze kosten al snel €500-1500 per apparaat.
| Systeemtype | Kosten | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Cloud-based | €2-5 per maand | Alle MKB-bedrijven |
| Hardware terminal | €200-800 eenmalig | Vaste werkplekken |
| Mobiele app | €1-3 per maand | Buitendienst |
| Biometrisch | €500-1500 eenmalig | Hoge beveiligingseisen |
Hoeveel kost een basis prikklok systeem voor kleine bedrijven?
Een basis cloud-systeem kost ongeveer €3 per medewerker per maand, zonder opstartkosten of verborgen kosten. Voor een bedrijf met 10 medewerkers betekent dit €30 per maand.
Eenvoudige systemen bieden meestal de kernfuncties: in- en uitklokken, pauzeregistratie en basis rapportage. Deze zijn perfect voor bedrijven die vooral nauwkeurige tijdregistratie willen.
Hardware-investeringen zijn bij moderne oplossingen niet nodig. Je gebruikt gewoon je bestaande tablets, smartphones of computers. Dit bespaart honderden euro’s aan aanschafkosten.
Veel aanbieders bieden een gratis proefperiode van 30 dagen. Je kunt het systeem uitproberen zonder betaalgegevens achter te laten, wat het risico wegneemt.
Welke extra kosten komen er bij een prikklok systeem kijken?
Implementatiekosten zijn bij cloud-systemen meestal niet van toepassing. Je kunt direct starten en het systeem zelf inrichten binnen enkele minuten.
Training van medewerkers is vaak minimaal nodig. Moderne systemen zijn zo gebruiksvriendelijk dat medewerkers binnen een paar minuten weten hoe het werkt.
Onderhoud en updates gebeuren automatisch bij cloud-oplossingen. Je hoeft geen IT-specialist in te huren of software te updaten.
Integratiekosten met bestaande systemen kunnen voorkomen als je het wilt koppelen aan je salarisadministratie. Veel systemen bieden echter standaard export naar Excel of PDF, wat meestal voldoende is.
Support is vaak inbegrepen in de maandelijkse kosten. Goede aanbieders zijn bereikbaar op werkdagen en reageren binnen 24 uur op vragen.
Hoe bereken je de terugverdientijd van een prikklok systeem?
De ROI-berekening is vrij eenvoudig. Kijk hoeveel tijd je nu besteedt aan handmatige urenregistratie en administratie. Voor een gemiddeld MKB-bedrijf is dit 2-4 uur per week.
Stel je besteedt 3 uur per week aan tijdregistratie en je uurtarief is €25. Dan kost dit je €75 per week of €300 per maand. Een prikklok systeem voor 10 medewerkers kost €30 per maand, dus je bespaart €270 maandelijks.
Verminderde fouten in tijdregistratie leveren ook geld op. Handmatige systemen leiden vaak tot onder- of overregistratie van uren, wat je geld kost bij facturering of loonkosten.
Efficiëntere personeelsplanning helpt je optimaal gebruik te maken van je medewerkers. Je ziet direct waar knelpunten zitten en kunt roosters beter afstemmen.
De terugverdientijd is meestal binnen 1-3 maanden, afhankelijk van je bedrijfsgrootte en huidige administratieve lasten.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een prikklok systeem?
Gebruiksgemak staat voorop. Het systeem moet zo eenvoudig zijn dat alle medewerkers het direct kunnen gebruiken zonder uitgebreide training.
Schaalbaarheid is belangrijk voor groeiende bedrijven. Kies een systeem dat meegroeit zonder dat je later hoeft over te stappen.
Klantenservice maakt het verschil. Zoek een Nederlandse aanbieder die bereikbaar is op werkdagen en snel reageert op vragen.
Integratiemogelijkheden bepalen hoe goed het systeem aansluit bij je huidige werkwijze. Minimaal moet export naar Excel mogelijk zijn voor je salarisadministratie.
Compliance met Nederlandse wetgeving is belangrijk. Het systeem moet voldoen aan privacy-regels en arbeidsrecht.
Probeer altijd eerst een gratis demo. 30 dagen is voldoende om te beoordelen of het systeem bij je bedrijf past.
Conclusie: wat past het beste bij jouw MKB-bedrijf?
Voor de meeste MKB-bedrijven is een cloud-based oplossing de beste keuze. Geen hardware-investeringen, lage maandelijkse kosten en je kunt direct starten.
Kijk vooral naar de totale kosten per maand, niet alleen naar de prijs per medewerker. Reken uit hoeveel tijd en geld je bespaart door automatisering van je tijdregistratie.
Start altijd met een gratis proefperiode om te ervaren hoe het systeem werkt in de praktijk. Let op gebruiksgemak, snelheid en of alle functies werken zoals je verwacht.
Wij bij Timebutler begrijpen dat elk MKB-bedrijf uniek is. Daarom bieden we een complete oplossing voor €3 per medewerker per maand, zonder opstartkosten of verborgen kosten. Je kunt 30 dagen gratis proberen en zelf ervaren hoe het je administratie vereenvoudigt. Heb je vragen over onze tijdregistratie oplossing? Neem contact met ons op voor een persoonlijk advies. Onze experts helpen je graag bij het kiezen van het juiste systeem voor jouw bedrijf en staan klaar om al je vragen te beantwoorden via ons contact formulier.
