Ja, Excel kan zeker gebruikt worden als planningstool voor personeelsplanning. Veel MKB-bedrijven beginnen met Excel omdat het beschikbaar, bekend en ogenschijnlijk gratis is. Hoewel Excel flexibel is en goed werkt voor kleine teams, brengt het ook uitdagingen met zich mee zoals foutgevoeligheid, beperkte samenwerking en tijdrovende handmatige processen. Voor groeiende bedrijven wordt Excel al snel een knelpunt.
Waarom denken veel bedrijven aan Excel voor planning?
Excel is vaak de eerste keuze voor personeelsplanning omdat het zo toegankelijk is. Bijna iedereen heeft wel eens met Excel gewerkt, en de meeste bedrijven hebben het al op hun computers staan.
De bekendheid van Excel zorgt ervoor dat je niet hoeft te investeren in training of nieuwe software. Je kunt meteen aan de slag met het maken van roosters en planningen. Bovendien lijkt Excel gratis, omdat het vaak onderdeel is van Microsoft Office-pakketten die bedrijven toch al hebben.
Voor kleine bedrijven met een paar medewerkers voelt Excel als een logische oplossing. Je maakt gewoon een spreadsheet met namen, dagen en tijden. Simpel en overzichtelijk, toch?
Hoe maak je een planning in Excel?
Een werkrooster Excel maken begint met het opzetten van een basisstructuur. Je maakt kolommen voor de dagen van de week en rijen voor je medewerkers.
Begin met het invoeren van de basisgegevens:
- Namen van medewerkers in de eerste kolom
- Dagen van de week als kolomkoppen
- Tijdslots voor elke dag
- Eventuele afdelingen of locaties
Vervolgens kun je formules toevoegen om automatisch uren te berekenen. Gebruik SOM-functies om de totale werkuren per medewerker of per dag bij te houden. Voor complexere planningen kun je dropdown-menu’s maken met verschillende diensten of functies.
Het resultaat is een overzichtelijke planning die je kunt printen of digitaal delen met je team.
Wat zijn de voordelen van Excel als planningstool?
Excel biedt behoorlijke flexibiliteit voor personeelsplanning. Je kunt het rooster precies aanpassen aan jouw bedrijfsbehoeften, zonder beperkt te worden door vooraf ingestelde templates.
De aanpasbaarheid is een groot pluspunt. Wil je extra kolommen voor notities? Geen probleem. Heb je speciale berekeningen nodig voor overuren of toeslagen? Excel kan dat aan met de juiste formules.
Omdat de meeste mensen bekend zijn met Excel, hoef je geen tijd te investeren in het leren van nieuwe software. Je team kan waarschijnlijk al overweg met de basis, wat de acceptatie vergroot.
Voor kleine teams met stabiele roosters kan Excel prima voldoen. Je hebt volledige controle over de lay-out en kunt complexe berekeningen maken voor loonkosten of bezettingsgraden.
Welke nadelen heeft Excel voor personeelsplanning?
Excel planning wordt al snel foutgevoelig naarmate je team groeit. Handmatige invoer leidt tot typefouten, en een verkeerd ingevulde cel kan je hele planning verstoren.
Een groot probleem is het gebrek aan real-time updates. Wanneer je een wijziging maakt, moeten alle medewerkers een nieuwe versie ontvangen. Dit leidt tot verwarring over welke versie de juiste is.
Samenwerking is beperkt omdat meerdere mensen niet tegelijkertijd kunnen werken in hetzelfde bestand. Je loopt het risico dat wijzigingen verloren gaan of dat verschillende versies door elkaar lopen.
Het delen van roosters vraagt veel handmatig werk. Je moet actief e-mails versturen, printen of bestanden delen. Medewerkers kunnen niet zelf hun beschikbaarheid aangeven of verlof aanvragen binnen het systeem.
Wanneer groei je Excel als planningstool voorbij?
Excel bereikt zijn grenzen wanneer je team groter wordt dan ongeveer 10-15 medewerkers. De complexiteit neemt exponentieel toe, en het risico op fouten wordt te groot.
Signalen dat Excel niet meer voldoet:
- Je besteedt meer dan een uur per week aan het maken en delen van roosters
- Er ontstaan regelmatig misverstanden over wie wanneer werkt
- Medewerkers vragen constant om de laatste versie van het rooster
- Je hebt moeite met het bijhouden van verlof en verzuim
- Shift-ruilen wordt een administratieve nachtmerrie
Ook wanneer je meerdere locaties of afdelingen hebt, wordt Excel al snel onwerkbaar. De behoefte aan automatisering en real-time communicatie groeit dan sneller dan Excel kan bieden.
Wat zijn betere alternatieven voor Excel planning?
Moderne planning software biedt veel voordelen ten opzichte van Excel. Deze tools zijn speciaal ontworpen voor personeelsplanning en lossen de problemen van Excel op.
Belangrijke voordelen van gespecialiseerde planningsoftware:
| Functie | Excel | Planning software |
|---|---|---|
| Real-time updates | Nee | Ja |
| Automatische communicatie | Nee | Ja |
| Mobiele toegang | Beperkt | Volledig |
| Verlofbeheer | Handmatig | Geautomatiseerd |
| Shift-ruilen | Niet mogelijk | Ingebouwd |
Cloud-based oplossingen zorgen ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de actuele planning. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid doorgeven, verlof aanvragen en shifts ruilen zonder dat jij daar werk van hebt.
Automatische notificaties houden iedereen op de hoogte van wijzigingen, waardoor miscommunicatie tot het verleden behoort.
Slimme planning begint met de juiste tools
Excel kan zeker dienen als planningstool, vooral voor kleine bedrijven die net beginnen. Het is toegankelijk, flexibel en voldoet voor eenvoudige planningen. Echter, de beperkingen worden snel duidelijk wanneer je team groeit of je planningsbehoeften complexer worden.
De keuze tussen Excel en professionele planning software hangt af van je bedrijfsgrootte, complexiteit en groeiambities. Voor teams tot 10 medewerkers kan Excel nog werken, maar daarboven wordt het een knelpunt.
Bij Timebutler begrijpen we dat MKB-bedrijven praktische, betaalbare oplossingen nodig hebben. Onze software is speciaal ontwikkeld voor bedrijven zoals het jouwe, met maximaal 50 medewerkers per vestiging. We helpen je de stap te maken van tijdrovende Excel-sheets naar slimme, geautomatiseerde personeelsplanning die tijd bespaart en fouten voorkomt. Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Ontdek waarom steeds meer bedrijven kiezen voor planningssoftware die echt werkt voor het MKB.
