Bij personeelsplanning software gelden verschillende compliance eisen, waarbij de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) de belangrijkste is. Je moet zorgen voor veilige opslag van personeelsgegevens, verwerkersovereenkomsten met je softwareleverancier, en documentatie van je privacy maatregelen. Ook moeten werknemers hun rechten kunnen uitoefenen zoals inzage en correctie van hun gegevens.
Waarom compliance belangrijk is bij personeelsplanning software
Compliance bij personeelsplanning software is wettelijk verplicht en beschermt zowel jouw bedrijf als je medewerkers. Wanneer je roosters maakt, verlofaanvragen verwerkt en urenregistratie bijhoudt, werk je constant met persoonsgegevens die onder de AVG vallen.
Niet-naleving kan leiden tot boetes tot 4% van je jaaromzet of maximaal 20 miljoen euro. Daarnaast loop je risico op reputatieschade en verlies van vertrouwen van je medewerkers.
Voor MKB-bedrijven betekent compliance ook een concurrentievoordeel. Klanten en medewerkers waarderen bedrijven die zorgvuldig omgaan met privacy. Een goede compliance aanpak toont professionaliteit en betrouwbaarheid.
Wat is de AVG en hoe beïnvloedt dit je personeelsplanning software?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) regelt hoe je persoonsgegevens mag verzamelen, opslaan en gebruiken. Deze Europese wetgeving geldt voor alle bedrijven die gegevens van EU-burgers verwerken, ongeacht de bedrijfsgrootte.
Bij personeelsplanning software betekent dit dat elke functie die persoonsgegevens gebruikt, AVG-proof moet zijn. Denk aan het aanmaken van roosters waarbij namen en contactgegevens zichtbaar zijn, of het exporteren van urenregistraties naar Excel voor de salarisadministratie.
Je software moet ingebouwde privacy maatregelen hebben zoals toegangscontrole, versleuteling en audit logs. Ook moet je medewerkers kunnen informeren over welke gegevens je verzamelt en waarom.
Welke personeelsdata vallen onder de AVG regelgeving?
Alle gegevens die een natuurlijk persoon identificeerbaar maken, vallen onder de AVG. In personeelsplanning software gaat het om meer data dan je misschien denkt.
| Type gegevens | Voorbeelden in personeelsplanning | Risico niveau |
|---|---|---|
| Basis persoonsgegevens | Namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen | Normaal |
| Werkgerelateerde gegevens | Contracturen, afdelingen, functies, werkroosters | Normaal |
| Tijdregistratie | In- en uitkloktijden, pauzes, overuren | Normaal |
| Verlof en verzuim | Vakantiedagen, ziektedagen, verlofaanvragen | Verhoogd |
| Bijzondere categorieën | Medische informatie, zwangerschapsverlof | Hoog |
Let vooral op bij verzuimregistratie. Ziektedagen kunnen gezondheidsgegevens onthullen, wat extra bescherming vereist onder de AVG.
Hoe zorg je voor veilige opslag van personeelsgegevens?
Veilige opslag begint met het kiezen van een cloudgebaseerde oplossing die voldoet aan moderne beveiligingsstandaarden. Je personeelsgegevens moeten versleuteld worden opgeslagen en gebackupt om dataverlies te voorkomen.
Praktische beveiligingsmaatregelen:
- Versleuteling van alle data, zowel opgeslagen als tijdens verzending
- Toegangscontrole met gebruikersrechten per rol (manager, medewerker, HR)
- Automatische uitlog na inactiviteit
- Regelmatige backups met herstelgaranties
- Tweefactorauthenticatie voor beheerders
Zorg dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot personeelsgegevens. Een kassamedewerker hoeft bijvoorbeeld geen toegang tot verzuimgegevens van collega’s. Moderne personeelsplanning software biedt granulaire toegangsrechten per gebruikersrol.
Welke rechten hebben medewerkers over hun gegevens in planningssoftware?
Onder de AVG hebben je medewerkers acht specifieke rechten die je moet kunnen faciliteren via je personeelsplanning software.
De belangrijkste rechten voor personeelsplanning:
- Inzagerecht: Medewerkers kunnen hun eigen roosters, urenregistratie en verlofgegevens altijd inzien
- Rectificatierecht: Onjuiste gegevens moeten aangepast kunnen worden
- Recht op gegevensoverdracht: Bij uitdiensttreding gegevens in een leesbaar formaat aanleveren
- Recht op vergetelheid: Gegevens verwijderen na beëindiging dienstverband (binnen wettelijke bewaartermijnen)
Een goede personeelsplanning app geeft medewerkers automatisch inzage in hun eigen gegevens. Ze kunnen hun roosters bekijken, beschikbaarheid doorgeven en verlofaanvragen indienen zonder dat jij als werkgever constant betrokken bent.
Wat moet je regelen met je softwareleverancier qua compliance?
Je softwareleverancier is een gegevensverwerker onder de AVG, wat betekent dat je een verwerkersovereenkomst moet afsluiten. Deze overeenkomst regelt hoe je leverancier omgaat met de personeelsgegevens in hun systeem.
Belangrijke afspraken in de verwerkersovereenkomst:
- Doel en duur van de gegevensverwerking
- Beveiligingsmaatregelen en certificeringen
- Locatie van dataopslag (bij voorkeur binnen EU)
- Procedures bij datalekken en incidenten
- Ondersteuning bij uitoefening van rechten door medewerkers
- Gegevensverwijdering na beëindiging contract
Vraag je leverancier naar hun beveiligingscertificaten en compliance rapportages. Serieuze aanbieders delen transparant hun beveiligingsmaatregelen en hebben processen voor snelle incidentafhandeling.
Hoe documenteer je compliance voor personeelsplanning software?
Goede documentatie toont aan dat je bewust omgaat met privacy en helpt bij eventuele controles door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze documenten heb je minimaal nodig:
- Verwerkingsregister met alle personeelsgegevens die je verwerkt
- Verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier
- Privacy statement voor medewerkers
- Procedures voor uitoefening van rechten door medewerkers
- Incidentenregister voor eventuele datalekken
Houd ook bij welke medewerkers toegang hebben tot het systeem en wanneer deze rechten zijn toegekend of ingetrokken. Moderne systemen loggen automatisch wie wanneer welke gegevens heeft bekeken of gewijzigd.
Belangrijkste compliance tips voor je personeelsplanning
Start met een privacy-by-design aanpak: kies software die compliance ingebouwd heeft in plaats van het achteraf toe te voegen. Dit bespaart tijd en vermindert risico’s.
Praktische compliance checklist:
- Kies een Nederlandse of Europese leverancier voor dataopslag binnen de EU
- Zorg voor automatische versleuteling en backups
- Stel gebruikersrechten in op basis van functierollen
- Train je team in het gebruik van de software en privacy regels
- Controleer regelmatig wie toegang heeft tot welke gegevens
- Maak afspraken over dataverwijdering bij uitdiensttreding
Bij Timebutler nemen we compliance serieus door alle gegevens versleuteld op te slaan in Nederlandse datacenters, nooit gegevens te delen voor marketingdoeleinden, en volledige transparantie te bieden over onze beveiligingsmaatregelen. Onze software voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden, zodat jij je kunt focussen op je bedrijf terwijl de privacy van je medewerkers gewaarborgd blijft. Wil je meer weten over onze compliance aanpak? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek. We helpen je graag bij het kiezen van een personeelsplanning oplossing die volledig voldoet aan alle wettelijke eisen.
