Roostersoftware kan koppelen met verschillende systemen zoals salarisadministratie, boekhoudsoftware, HR-platforms en tijdregistratiesystemen. Deze koppelingen zorgen voor automatische gegevensoverdracht, voorkomen dubbel werk en verbeteren de efficiëntie van je personeelsadministratie. Door slimme integraties kun je tijd besparen en fouten vermijden bij het beheren van roosters, uren en verlofadministratie.
Waarom koppelingen met roostersoftware zo belangrijk zijn
Geïntegreerde systemen maken het verschil tussen chaos en controle in je personeelsplanning. Als je roostersoftware niet gekoppeld is aan andere systemen, moet je constant gegevens handmatig overzetten tussen verschillende programma’s.
Dit leidt tot tijdverspilling en fouten. Met koppelingen stromen gegevens automatisch door van het rooster maken naar je salarisadministratie. Wijzigingen in roosters worden direct doorgegeven aan alle gekoppelde systemen.
Automatische synchronisatie betekent dat je medewerkers altijd actuele informatie zien over hun roosters, gewerkte uren en verlofaanvragen. Je voorkomt discussies over uitbetaalde uren omdat alle systemen dezelfde gegevens gebruiken.
Voor MKB-bedrijven is dit bijzonder waardevol. Je hebt vaak geen aparte HR-afdeling die fulltime bezig is met personeelsadministratie. Door slimme koppelingen kun je als eigenaar of manager meer tijd besteden aan je kernactiviteiten.
Welke salarisadministratie systemen kun je koppelen?
De meeste moderne roostersoftware integreert met populaire salarisadministratie pakketten zoals Afas, Exact, Unit4 en Visma. Deze koppelingen zorgen ervoor dat gewerkte uren automatisch doorstromen naar je loonverwerking.
Bij een koppeling met salarisadministratie worden niet alleen de basisuren overgedragen. Ook toeslagen voor overwerk, onregelmatigheidstoeslag en specifieke projecturen komen automatisch in het juiste systeem terecht.
Het grote voordeel is dat je geen dubbele invoer meer hebt. Zodra een medewerker uitklokt, worden de uren verwerkt in het rooster en doorgestuurd naar de salarisadministratie. Dit vermindert de kans op fouten aanzienlijk.
| Salarisadministratie | Type koppeling | Automatische overdracht |
|---|---|---|
| Afas | API-koppeling | Uren, toeslagen, verlof |
| Exact | Export/Import | Basisuren, projecturen |
| Unit4 | API-koppeling | Alle urensoorten |
| Visma | Bestandsuitwisseling | Uren en verlofgegevens |
Hoe werken koppelingen met boekhoudsoftware?
Boekhoudsoftware koppelingen zorgen ervoor dat loonkosten automatisch worden geboekt op de juiste kostenplaatsen. Dit is handig als je verschillende afdelingen of projecten hebt waar je kosten apart wilt bijhouden.
Wanneer je een rooster maakt en medewerkers toewijst aan specifieke afdelingen, worden de loonkosten automatisch verdeeld. Een medewerker die 4 uur werkt op afdeling A en 4 uur op afdeling B, krijgt zijn kosten automatisch verdeeld over beide kostenplaatsen.
Populaire boekhoudpakketten zoals Twinfield, Exact Online en Yuki kunnen direct gekoppeld worden. De software stuurt niet alleen de totale loonkosten door, maar ook de verdeling per kostenplaats of project.
Dit bespaart je maandelijks uren werk aan het handmatig verdelen van personeelskosten. Vooral voor bedrijven die werken met verschillende projecten of locaties is dit een enorme tijdsbesparing.
Wat zijn API koppelingen en waarom zijn ze nuttig?
Een API (Application Programming Interface) is een manier waarop verschillende softwareprogramma’s met elkaar kunnen communiceren. Denk eraan als een vertaler die ervoor zorgt dat je roostersoftware en andere systemen elkaar begrijpen.
API koppelingen werken in realtime. Zodra er iets verandert in je rooster, wordt deze informatie direct doorgegeven aan alle gekoppelde systemen. Dit gebeurt automatisch zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
Het voordeel van API koppelingen is dat ze veel flexibeler zijn dan standaard export/import functies. Je kunt specifiek instellen welke gegevens je wilt uitwisselen en hoe vaak dit moet gebeuren.
Voor maatwerk integraties zijn API’s onmisbaar. Als je specifieke software gebruikt die niet standaard wordt ondersteund, kan een ontwikkelaar via de API een koppeling bouwen die precies doet wat jij nodig hebt.
Welke HR-systemen integreren met roostersoftware?
HR-platforms zoals BambooHR, Personio en SAP SuccessFactors kunnen gekoppeld worden voor een complete personeelsadministratie. Deze integraties zorgen ervoor dat medewerkersgegevens, verlofbalansen en performance data synchroon lopen.
Bij een koppeling met HR-systemen worden verlofaanvragen automatisch verwerkt in het rooster. Als een medewerker vakantie aanvraagt via het HR-systeem, wordt dit na goedkeuring direct zichtbaar bij het rooster maken.
Ook medewerkersgegevens zoals contracturen, functieomschrijvingen en beschikbaarheid worden automatisch gesynchroniseerd. Dit voorkomt dat je dezelfde gegevens op meerdere plekken moet bijhouden.
Performance management wordt ook eenvoudiger. Gewerkte uren uit het rooster kunnen automatisch worden gekoppeld aan productiviteitsmeting en prestatie-evaluaties in je HR-systeem.
Hoe kies je de juiste koppelingen voor jouw bedrijf?
Begin met het inventariseren van de software die je nu gebruikt. Welke systemen zijn belangrijk voor je dagelijkse bedrijfsvoering? Denk aan salarisadministratie, boekhouding en eventuele branchespecifieke software.
Voor kleine bedrijven tot 10 medewerkers zijn vaak basis koppelingen met salarisadministratie en boekhoudsoftware voldoende. Grotere MKB-bedrijven hebben meestal meer baat bij uitgebreide HR-integraties.
Let op de kosten van koppelingen. Sommige integraties zijn gratis beschikbaar, andere kosten extra per maand. Bereken of de tijdsbesparing opweegt tegen de extra kosten.
Vraag ook naar de implementatietijd. Sommige koppelingen zijn binnen een dag actief, andere hebben weken voorbereiding nodig. Plan dit goed in zodat je bedrijfsvoering niet wordt verstoord. Voor meer informatie over implementatie kun je altijd contact opnemen met experts.
Belangrijkste voordelen van geïntegreerde roostersoftware
Geïntegreerde roostersoftware transformeert je personeelsplanning van een tijdrovende klus naar een gestroomlijnde proces. Je bespaart wekelijks uren aan administratief werk door automatische gegevensoverdracht.
Fouten worden drastisch verminderd omdat gegevens maar één keer ingevoerd hoeven te worden. Dit zorgt voor tevreden medewerkers die vertrouwen hebben in hun uitbetaalde uren en verlofadministratie.
De transparantie verbetert enorm. Medewerkers kunnen hun roosters, gewerkte uren en verlofbalans realtime inzien via een app. Dit voorkomt discussies en verhoogt de werknemerstevredenheid.
Bij Timebutler helpen we MKB-bedrijven met slimme koppelingen die passen bij hun specifieke behoeften. Onze cloudgebaseerde oplossing integreert naadloos met populaire administratieve pakketten, zodat je meer tijd overhoudt voor je kernactiviteiten. Door de juiste koppelingen te kiezen, maak je van personeelsplanning een automatisch proces dat je bedrijf efficiënter maakt. Voor persoonlijk advies over welke integraties het beste bij jouw situatie passen, kun je altijd contact met ons opnemen.
