Roostersoftware bespaart je op meerdere vlakken flinke kosten. Je bespaart tijd op handmatige planning, voorkomt dure fouten zoals dubbele bezetting en overwerk, en optimaliseert je personeelsinzet. De grootste besparingen zitten in administratiekosten, minder planningsfouten en efficiëntere personeelsplanning. Voor de meeste MKB-bedrijven verdient roostersoftware zichzelf binnen enkele maanden terug.
Hoeveel tijd bespaar je met automatische roosters?
Automatische roosters besparen je 5 tot 10 uur per week aan planningswerkzaamheden. Waar je voorheen uren besteedde aan het handmatig rooster maken in Excel of op papier, doet software dit nu in enkele minuten. Voor een bedrijf met 15 medewerkers betekent dit maandelijks 20-40 uur tijdsbesparing.
De tijdsbesparing ontstaat doordat je niet meer handmatig hoeft te puzzelen met beschikbaarheden. Je ziet in één oogopslag wie beschikbaar is en kunt direct diensten toewijzen. Terugkerende roosters genereer je automatisch, zonder elke week opnieuw te hoeven plannen.
Ook de communicatie rondom roosters wordt veel efficiënter. Je hoeft niet meer iedereen afzonderlijk te bellen of appen over roosterwijzigingen. Medewerkers ontvangen automatisch notificaties bij veranderingen en kunnen zelf hun beschikbaarheid doorgeven via de app.
Welke administratiekosten verdwijnen door roostersoftware?
Roostersoftware elimineert vrijwel alle handmatige administratietaken rond personeelsplanning. Je hoeft geen Excel-bestanden meer te onderhouden, roosters te printen en uit te delen, of eindeloos te mailen over wijzigingen. Deze taken kosten je normaal gesproken 3-5 uur per week.
De grootste administratieve besparingen zitten in:
- Geen handmatige invoer van beschikbaarheden meer
- Automatische verwerking van verlofaanvragen
- Wegvallende communicatie over roosterwijzigingen
- Geen fysieke roosters meer printen en ophangen
- Automatische export naar salarisadministratie
Voor een manager betekent dit dat je je tijd kunt besteden aan belangrijkere zaken dan administratief werk. De kostenbesparing ligt gemiddeld tussen de 200-400 euro per maand aan arbeidskosten.
Hoe voorkom je dure planningsfouten met roostersoftware?
Roostersoftware voorkomt automatisch kostbare planningsfouten zoals dubbele bezetting, onderbezetting en onbedoeld overwerk. Deze fouten kosten bedrijven gemiddeld 5-10% van hun loonkosten door inefficiënte personeelsinzet.
De software waarschuwt je direct wanneer je teveel of te weinig personeel inplant voor een dienst. Je krijgt overzicht van het totaal aantal ingeplande uren en ziet meteen als je boven budget dreigt te komen. Ook conflicten in de planning, zoals medewerkers die al verlof hebben aangevraagd, worden automatisch gesignaleerd.
Praktische voorbeelden van voorkomen fouten:
- Geen dubbele diensten meer door overzichtelijke planning
- Voorkomen van onderbezetting tijdens drukke momenten
- Automatische berekening van pauzes en rusttijden
- Controle op maximale werkuren per medewerker
Deze foutpreventie bespaart je niet alleen geld, maar voorkomt ook stress en ontevreden klanten door verkeerde bezetting.
Wat bespaar je op personeelskosten door slimme planning?
Slimme personeelsplanning bespaart je 10-15% op je loonkosten door optimale inzet van je team. Je plant precies het juiste aantal medewerkers op de juiste momenten, waardoor je overwerk minimaliseert en onderbezetting voorkomt.
Door inzicht in werkelijke benodigde bezetting kun je je personeel efficiënter inzetten. Je ziet welke medewerkers multi-inzetbaar zijn en kunt ze flexibel over verschillende afdelingen plannen. Dit voorkomt dat je in drukke periodes duur extern personeel moet inhuren.
De besparingen komen vooral door:
- Minder overwerk door betere planning vooraf
- Optimale verdeling van werkuren over je team
- Flexibele inzet van multi-inzetbare medewerkers
- Voorkomen van onnodige piekbezetting
- Betere balans tussen vraag en personeelsaanbod
Hoeveel kost roostersoftware eigenlijk per maand?
Roostersoftware voor MKB-bedrijven kost gemiddeld 2-5 euro per medewerker per maand. Voor een bedrijf met 20 medewerkers betaal je dus tussen de 40-100 euro maandelijks. Deze kosten zijn verwaarloosbaar vergeleken met de besparingen die je realiseert.
De meeste aanbieders rekenen een vast bedrag per gebruiker zonder opstartkosten of verborgen kosten. Je betaalt alleen voor actieve medewerkers en kunt meestal maandelijks opzeggen. Veel leveranciers bieden ook een gratis proefperiode van 14-30 dagen.
Belangrijke kostenfactoren om te vergelijken:
- Prijs per medewerker per maand
- Eventuele opstartkosten of implementatiekosten
- Kosten voor extra functionaliteiten
- Support en training inclusief of tegen meerprijs
Kies altijd voor transparante prijsstelling zonder verrassingen achteraf.
Wanneer verdien je de investering in roostersoftware terug?
De investering in roostersoftware verdien je gemiddeld binnen 2-4 maanden terug. Voor een bedrijf met 15 medewerkers dat 75 euro per maand betaalt, zijn de besparingen al snel 300-500 euro per maand door efficiëntere planning en minder administratie.
De terugverdientijd hangt af van je huidige situatie. Bedrijven die nu veel tijd besteden aan handmatige planning of regelmatig planningsfouten maken, zien sneller resultaat. Ook de grootte van je team speelt een rol – meer medewerkers betekent meer potentiële besparingen.
Realistische terugverdientijden per bedrijfsgrootte:
- 5-10 medewerkers: 3-6 maanden
- 10-20 medewerkers: 2-4 maanden
- 20+ medewerkers: 1-3 maanden
Na de terugverdienperiode zijn alle besparingen pure winst. Dit maakt roostersoftware een van de meest rendabele investeringen voor MKB-bedrijven.
Roostersoftware is een slimme investering die zichzelf snel terugverdient. De combinatie van tijdsbesparing, foutpreventie en efficiëntere personeelsplanning levert maandelijks honderden euro’s besparing op. Bij Timebutler helpen we MKB-bedrijven al jaren met slimme personeelsplanning tegen slechts 3 euro per medewerker per maand. Probeer het 30 dagen gratis en ervaar zelf hoeveel je kunt besparen. Wil je meer weten over onze oplossingen? Neem contact met ons op voor een persoonlijke demonstratie. Met de juiste roostersoftware transformeer je je personeelsplanning van tijdrovende puzzel naar efficiënte automatisering.