Je kent het wel: een ontevreden medewerker achter de balie die zucht bij elke klant, of een collega die constant klaagt over onduidelijke roosters. Wat veel bedrijven niet doorhebben, is dat deze frustraties rechtstreeks doorwerken op de klantbeleving.
Het recent verschenen artikel op Frankwatching over de verbinding tussen CX en EX bevestigt wat veel HR-professionals al lang aanvoelden: tevreden medewerkers zorgen voor tevreden klanten. Maar waar begin je als je de employee experience wilt verbeteren?
Het antwoord ligt vaak dichter bij huis dan je denkt. Employee experience verbeteren dankzij urenregistratie, inzicht en transparantie is geen buzzword-bingo, maar een concrete aanpak die écht werkt. Door simpelweg meer duidelijkheid te creëren rondom uren, roosters en verlof, leg je de basis voor een veel prettigere werkervaring.
Waarom employee experience begint bij transparantie op de werkvloer
Het Frankwatching-artikel maakt helder dat de cirkel tussen medewerkerbeleving en klantervaring onbreekbaar is. Een gestresste medewerker die niet weet wanneer zijn volgende vrije dag komt, of die twijfelt of zijn overuren wel goed geregistreerd staan, heeft simpelweg minder energie over voor uitstekende klantenservice.
Denk even terug aan je eigen ervaring als klant. Ken je dat gevoel wanneer je merkt dat de persoon die je helpt eigenlijk liever ergens anders zou zijn? Dat komt vaak niet door een gebrek aan professionaliteit, maar door onderhuidse irritaties die de hele werkdag kleuren.
Onduidelijkheid over de meest basale zaken – wanneer werk ik, krijg ik mijn uren uitbetaald, kan ik volgende week vrij – is een stille killer van werkplezier. Veel MKB-bedrijven denken dat dit ‘kleine dingen’ zijn waar je niet te veel aandacht aan moet besteden. Grote fout.
De moderne werknemer verwacht transparantie en autonomie. Niet omdat ze veeleisend zijn, maar omdat duidelijkheid gewoon prettig werkt. En prettig werk leidt tot betere prestaties, wat uiteindelijk je klanten ten goede komt.
4 manieren waarop slimme planning en urenregistratie jouw EX versterken
1. Transparante urenregistratie: “Eindelijk weet ik waar ik sta”
Hoeveel tijd gaat er in jouw bedrijf verloren aan vragen over uren? “Heb ik vorige week die overuren wel goed doorgegeven?” “Wanneer krijg ik mijn flexdag uitbetaald?” “Klopt het dat ik nog 2,5 uur tegoed heb?”
Sarah, teamleider bij een marketingbureau in Utrecht, vertelt: “Voorheen was het elke maand hetzelfde ritueel. Medewerkers kwamen langs met vragen over hun urenregistratie. Sommigen hielden zelf bijtellingen bij op papiertjes, anderen vertrouwden op hun geheugen. Dat leverde regelmatig discussies op en gaf echt stress.”
Met transparante urenregistratie weten medewerkers real-time waar ze staan. Ze zien direct hoeveel uren ze hebben gewerkt, wat er nog open staat, en wanneer ze recht hebben op tijd voor tijd. Die zekerheid alleen al zorgt voor rust in het hoofd.
Een bijkomend voordeel: medewerkers voelen zich meer eigenaar van hun eigen tijd. Ze kunnen zelf hun werkritme bewaken en tijdig aangeven als er onbalans ontstaat. Dat voorkomt burn-out en zorgt voor betere work-life balance.
2. Zelf roosters bekijken en aanpassen: autonomie voor je team
Autonomie is een van de grootste drivers van werkgeluk. Medewerkers willen niet het gevoel hebben dat ze volledig afhankelijk zijn van de planning van een ander. Ze willen kunnen anticiperen op hun privéleven en zelf invloed uitoefenen op hun werkweek.
Het oude scenario kende iedereen wel: een rooster dat op vrijdagmiddag wordt rondgemaild voor de week erna. Medewerkers die zich realiseren dat ze volgende dinsdag niet kunnen, maar niet weten wie ze kunnen benaderen voor een ruil. Frustratie aan alle kanten.
Tom, eigenaar van een koffiezaak in Amsterdam: “Sinds mijn team hun rooster online kan inzien en onderling shifts kan ruilen, zijn de spanningen enorm afgenomen. Ze regelen het grotendeels zelf, en ik hoef alleen nog maar goed te keuren. Win-win.”
Moderne roostersoftware geeft medewerkers de mogelijkheid om:
- Hun planning weken vooruit in te zien
- Zelf beschikbaarheid aan te geven
- Onderling shifts te ruilen (met goedkeuring)
- Waarschuwingen te krijgen bij dubbele planningen
Deze transparantie zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord en gerespecteerd voelt. En gerespecteerde medewerkers gaan net dat stapje extra voor klanten.
3. Verlofaanvragen die niet meer voor stress zorgen
Ah, de verlofaanvraag. Voor veel werknemers een bron van stress en onzekerheid. Wanneer kan ik vrij? Hoeveel dagen heb ik nog? Wordt mijn aanvraag goedgekeurd? En voor managers een administratieve nachtmerrie van Excel-sheets en e-mails.
Lisa, HR-adviseur bij een technisch bedrijf: “We hadden mensen die hun vakantie niet durfden aan te vragen omdat ze bang waren dat het niet zou worden goedgekeurd. Anderen vroegen pas op het laatste moment vrij, wat de planning compleet in de war schopte.”
Een gestroomlijnd verlofbeheersysteem lost meerdere problemen tegelijk op:
Voor medewerkers:
- Direct inzicht in beschikbare verlofdagen
- Makkelijk aanvragen via app of browser
- Snelle feedback over goedkeuring
- Overzicht van geplande vrije dagen teammates
Voor managers:
- Automatische check op bezetting
- Eenvoudige goedkeuringsworkflow
- Geen verlies van aanvragen in e-mailchaos
- Real-time overzicht teamplanning
Het resultaat? Minder stress, betere planning, en een gevoel van controle over je eigen tijd. Dat merk je terug in de hele werksfeer.
4. Real-time beschikbaarheid: geen verrassingen meer
Niets is zo frustrerend als last-minute wijzigingen of onduidelijkheden over wie er wanneer werkt. Voor medewerkers betekent dat onvoorspelbaarheid, voor managers betekent het stress, en voor klanten betekent het soms slechte service omdat er niet genoeg personeel is.
Real-time inzicht in beschikbaarheid zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit. Medewerkers kunnen aangeven wanneer ze beschikbaar zijn, managers kunnen daarop anticiperen, en het hele team heeft overzicht van de planning.
Praktijkvoorbeeld: Bij een fitnesscentrum in Rotterdam kunnen instructeurs nu via de app doorgeven als ze onverwacht niet kunnen. Het systeem stuurt automatisch een notificatie naar beschikbare vervangers. “Binnen 10 minuten hebben we vaak al een vervanger”, vertelt manager Kevin. “Dat scheelt enorm in stress.”
Deze voorspelbaarheid werkt twee kanten op. Medewerkers kunnen beter plannen (en zijn daardoor tevredener), en klanten krijgen consistente service omdat er altijd voldoende bemensing is.
Van betere EX naar sterkere klantbeleving: de cirkel is rond
Zoals het Frankwatching-artikel al aangaf: de verbinding tussen employee experience en customer experience is wetenschappelijk bewezen. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Concreet voorbeeld 1: De vrolijke receptionist Medewerker Petra hoeft niet meer elke ochtend te controleren of haar uren van gisteren goed zijn geregistreerd. Ze weet dat het systeem dat automatisch doet, en ze kan via haar telefoon zien dat alles klopt. Result? Ze start haar dag ontspannen en kan vol focus klanten te woord staan.
Concreet voorbeeld 2: Het flexibele team
Een webdesignbureau merkt dat projecten soepeler verlopen sinds het team zelf hun planning kan beheren. “Als een klant plots een spoedklus heeft, kunnen we binnen een uur iemand vrijmaken omdat iedereen real-time ziet wie beschikbaar is”, aldus projectmanager Mark.
Concreet voorbeeld 3: De uitgeruste verkoper Verkoper Janet weet dat ze volgende week woensdag vrij heeft (haar aanvraag werd binnen 2 uur goedgekeurd). Daardoor kan ze zich volledig concentreren op haar klanten deze week, in plaats van te tobben over haar vakantieplannen.
Deze voorbeelden laten zien dat betere employee experience zich direct vertaalt naar betere klantservice. Tevreden medewerkers hebben meer energie, focus en positiviteit. En dat voelen klanten meteen.
Kleine stappen, grote impact: zo begin je
Je hoeft niet meteen het hele HR-systeem overhoop te gooien. Employee experience verbeteren begint vaak met kleine, concrete stappen:
Week 1-2: Inventariseer de frustraties
- Vraag je team wat hen het meeste irriteert in de huidige planning
- Noteer hoeveel tijd jullie kwijt zijn aan administratie rondom uren en roosters
- Tel het aantal vragen per week over planning en verlof
Week 3-4: Kijk naar oplossingen
- Onderzoek moderne planning- en urenregistratiesoftware
- Let vooral op gebruiksvriendelijkheid – je team moet het willen gebruiken
- Vraag demo’s aan bij verschillende leveranciers
Week 5-6: Start klein
- Begin bijvoorbeeld alleen met transparante urenregistratie
- Train een kleine groep eerst, laat zij anderen enthousiasmeren
- Vraag regelmatig feedback en pas bij waar nodig
De snelle wins die je meteen zult merken:
- Minder vragen over uren en planning
- Snellere verlofafhandeling
- Meer voorspelbaarheid in je roosters
- Rustigere werksfeer
Belangrijker nog: je medewerkers voelen dat je investeert in hun gemak en tevredenheid. Dat alleen al heeft een positief effect op de werksfeer.
Je team verdient transparantie en autonomie
De tijd van ondoorzichtige Excel-sheets en handgeschreven roosters is echt voorbij. Moderne medewerkers verwachten de zelfde transparantie en gebruiksvriendelijkheid op het werk als ze gewend zijn van hun favoriete apps.
Employee experience verbeteren dankzij urenregistratie, inzicht en transparantie is geen luxe, het is een noodzaak geworden. Bedrijven die dit inzien, lopen voorop in de strijd om talent. Bedrijven die vasthouden aan oude systemen, merken dat getalenteerde mensen weglopen naar werkgevers die wel investeren in een prettige werkervaring.
En laten we eerlijk zijn: als jij als ondernemer of manager ook liever werkt met duidelijke systemen dan met chaos, waarom zou je dat je team niet gunnen?
De cirkel tussen tevreden medewerkers en tevreden klanten is wetenschappelijk bewezen. Tijd om die kennis om te zetten in actie. Want uiteindelijk wil je toch dat klanten terugkomen omdat ze zo goed geholpen zijn door jouw enthousiaste team?
Wil je zien hoe transparante planning en urenregistratie jouw employee experience kunnen verbeteren? Vraag een gratis demo aan en ontdek binnen 10 minuten hoe je team en klanten er beiden beter van worden.