Vakantiedagen van je werknemers: wat zijn de regels?

Je werknemers hebben recht op vakantie. Het is belangrijk dat je ze voldoende de kans geeft om hun vakantiedagen op te nemen. Maar hoe ga je om met hun verlofaanvragen? En wat zijn de regels voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen? In dit artikel lees je alles wat je moet weten over de vakantiedagen van je werknemers

Soorten vakantiedagen

Er zijn in Nederland twee soorten vakantiedagen:

1. Wettelijke vakantiedagen

Iedere personeelslid heeft recht op vakantiedagen. Na een jaar werken heeft een medewerker recht op vier keer het aantal uren dat hij per week werkt. Daarnaast is dit aan te vullen met bovenwettelijke vakantiedagen.

2. Bovenwettelijke vakantiedagen

Als werkgever kun je jouw medewerkers meer vakantiedagen bieden dan het wettelijke minimum. Dit kan je doen om personeel te motiveren en te binden. Ook gelden bovenwettelijke vakantiedagen als goede secundaire arbeidsvoorwaarden. In sommige cao’s zijn bovenwettelijke vakantiedagen opgenomen, anders neem je deze dagen los op in de arbeidsovereenkomst.

Opbouw van vakantiedagen

Medewerkers hebben recht op minimaal 4 keer het aantal uur dat ze per week werken. Wij geven in het voorbeeld iemand met een fulltime dienstverband van 40 uur. Een medewerker heeft dan recht op 20 dagen vakantie, dus 4 weken.

Opbouw vakantiedagen bij ziekte

Tijdens ziekte bouwt een medewerker vakantiedagen op, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt in uw arbeidsovereenkomst of cao.

Over de opbouw van bovenwettelijke vakantie-uren tijdens ziekte kunnen andere afspraken gelden. Deze staan in de arbeidsovereenkomst of cao.

Opbouw vakantiedagen bij onbetaald verlof

Bij onbetaald verlof bouwen medewerkers geen vakantiedagen op, tenzij er sprake is van langdurend zorgverlof of aanvullend geboorteverlof.

Een goede urenregistratie kan helder inzicht geven of een medewerker het aantal contracturen haalt en of er wat kan veranderen in de opbouw van de vakantiedagen.

Aanvragen van vakantiedagen

Jouw personeel moet de vakantieaanvragen schriftelijk indienen. Dit kan door middel van ouderwetse vakantiebriefjes, per mail of via een digitaal systeem voor verlofregistratie. De aanvang en het einde van de vakantieaanvraag bepaal je aan de hand van de wensen van de werknemer. Rekening houden met de wensen van je personeel voor het begin en het einde van de vakantie is belangrijk om ze het gevoel van vertrouwen en vrijheid te geven. Een vakantieaanvraag afkeuren adviseren wij niet, tenzij dat ernstige problemen oplevert voor je bedrijf als een medewerker met vakantie gaat.

Een vakantieaanvraag zorgt voor ernstige problemen voor je bedrijf

Je mag dus de vakantieaanvraag van je werknemer afwijzen als zijn vakantie een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering zou veroorzaken. Houd wel rekening houden met de gevolgen die de afwijzing voor je medewerker heeft, naast de gevolgen voor je bedrijf. Het afwijzen van een vakantieaanvraag kan voor onvrede zorgen bij je medewerkers. Ga in goed overleg met je werknemer om tot een passende oplossing te komen.

Reageer op tijd op een vakantieaanvraag

Tijdig reageren op een vakantieaanvraag is belangrijk. Wettelijk gezien heb je hiervoor twee weken de tijd nadat je werknemer zijn wensen schriftelijk heeft doorgegeven. Als je dit niet op tijd doet, is de vakantie goedgekeurd volgens de wensen van de aanvrager.

Daarnaast is het een goed signaal naar je medewerkers toe als je snel en adequaat reageert op een vakantieaanvraag en toon je betrokkenheid bij het welzijn van je medewerkers.

Wat zijn de regels rond het vervallen van vakantiedagen?

Vervaltermijn wettelijke vakantiedagen

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen? Wettelijke vakantiedagen hebben een beperkte geldigheid. De werknemer moet deze uiterlijk zes maanden na het opbouwjaar opnemen. De wettelijke vakantiedagen die in 2023 zijn opgebouwd, vervallen dus op 1 juli 2024. Een uitzondering geldt als een werknemer aantoonbaar niet in staat is geweest om vakantie op te nemen, of doordat een vakantieaanvraag is afgewezen omdat de continuïteit van de bedrijfsvoering in het gedrang zou komen.

Vervaltermijn bovenwettelijke vakantiedagen

Bij bovenwettelijke vakantiedagen geldt een andere vervaltermijn. Deze extra vakantiedagen blijven vijf jaar geldig. De opgebouwde bovenwettelijke vakantiedagen in 2023, vervallen dus pas in 2028.

Ben over deze regels transparant naar je personeel. Stel je medewerkers van deze regels op de hoogte, zodat er geen vakantiedagen onnodig komen te vervallen.

Mag je vakantiedagen uitbetalen?

Vakantiedagen uitbetalen aan je medewerkers, kun je dit zomaar doen? Dit verschilt:

Uitbetalen wettelijke vakantiedagen

Je mag wettelijke vakantiedagen niet uitbetalen zolang je werknemer bij je in dienst is.

Uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen

Je kunt bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen als dit is afgesproken in de cao voor jouw bedrijf of in het contract met je werknemer.

Als een werknemer ontslag neemt of krijgt, moet je alle resterende vakantiedagen uitbetalen.

Ziekte en vakantiedagen: hoe zit het met de opbouw?

Wettelijke vakantiedagen bouwen ook op als een medewerker ziek is. Ze hebben recht op evenveel vakantiedagen als collega’s. Zolang je een werknemer in dienst hebt, bouwt deze dus gewoon vakantiedagen op.

Bouwt een werknemer ook bovenwettelijke vakantiedagen op als deze ziek is?

Dit is meestal zo, maar je kunt hier met je werknemer andere afspraken over maken (ook als dit voor hem nadelig is). Het kan dus zijn dat er in de cao voor jouw bedrijf of in het contract met je werknemer staat dat hij geen bovenwettelijke vakantiedagen opbouwt als hij ziek is.

Vervaltermijn vakantiedagen tijdens ziekte

Wettelijke vakantiedagen vervallen niet als je werknemer niet in staat is geweest ze op te nemen. Je werknemer moet hiervoor wel bewijs leveren. Bij langdurige ziekte kan de arbodienst of bedrijfsarts hierover meer informatie geven.

Als aan één van de bovenstaande punten wordt voldaan, blijven de vakantiedagen nog 5 jaar geldig.

Een medewerker wordt ziek tijdens vakantie 

Als een werknemer ziek wordt tijdens vakantie, is dit vooral vervelend voor de medewerker zelf. De vakantiedagen vervallen niet. Deze dagen tellen namelijk mee als ziektedagen. In sommige cao’s zijn 1 of 2 wachtdagen opgenomen. Dit betekent dat je over de eerste of eerste twee dagen geen loon hoeft te betalen, of dat een medewerker hier dus wel een vakantiedag voor inlevert.

Tijdig ziek melden

Een medewerker moet zich wel tijdens zijn vakantie ziek melden, niet achteraf. De dag waarop hij zich ziek meldt, geldt als de eerste ziektedag. Voor het ziek melden tijdens vakantie gelden dezelfde regels als een normale ziekmelding. Bij veel bedrijven is dit voor een bepaald tijdstip.

Een medewerker moet tijdens zijn ziekmelding bereikbaar blijven en kan hij een medische verklaring vragen bij een huisarts.

Zorg voor heldere regels

Stel je medewerkers op de hoogte van de regels als ze ziek zijn tijdens vakantie. Je kunt dit vastleggen in een werknemershandboek, of ze schriftelijk op de hoogte stellen van alle regels binnen jouw bedrijf. Zo voorkom je discussie en weet je personeel precies wat ze moeten doen.

Ziek en toch op vakantie?

Het klinkt tegenstrijdig, maar dit mag. Dit geldt alleen voor vakantie tijdens langdurig verzuim, niet voor vakantie tijdens een korte ziekteperiode. In bepaalde gevallen kan het juist goed zijn voor een medewerker om er tussenuit te gaan om het herstel te bevorderen. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker met een burn-out. Voorwaarde is wel dat de vakantie het herstel van een medewerker niet in de weg staat. En goedkeuring van een dokter of Arboarts is noodzakelijk.

Conclusie

Er zijn een hoop regels waar werkgevers en werknemers aan moeten voldoen rond het opbouwen en opnemen van vakantiedagen. De basis begint bij heldere informatie, duidelijke afspraken en goede communicatie.

Een transparant software systeem kan je helpen duidelijkheid te verschaffen over het aantal beschikbare verlofdagen van je medewerkers en geeft inzicht in de opgenomen vakantiedagen. Timebutler neemt hierin veel uit handen en zorgt voor inzicht en overzicht en geeft vele voordelen. En bespaart je daarnaast vele uren met het bijhouden van alle verlofregistraties van je medewerkers. Wil je meer weten of direct onze software uitproberen? Neem contact met ons op of vraag direct onze 30 dagen gratis demo aan en ontdek de voordelen van digitale verlofregistratie.