Met Open diensten kun je als beheerder flexibel diensten aanbieden aan medewerkers binnen een specifieke afdeling. Je maakt een dienst aan, geeft aan hoeveel medewerkers nodig zijn en biedt deze vervolgens aan. Medewerkers kunnen via hun app intekenen op de diensten die zij willen invullen. Jij bepaalt uiteindelijk wie de dienst krijgt toegewezen.
Open dienst aanmaken via het dashboard
- Ga naar Personeelsplanning in het dashboard.
- Klik op Dienst toevoegen.
- Kies in het pop-up venster voor Open dienst.
- Vul de gegevens van de dienst in:
- Omschrijving
- Aantal medewerkers dat nodig is
- Datum, begintijd en eindtijd
- Locatie
- Afdeling waarvoor de dienst bedoeld is
- Eventuele pauzes (koffie, lunch, avondeten, etc.)
- Optioneel: instellen als terugkerende dienst
- Klik op Open dienst aanmaken.
- Klik op Open dienst aanmaken
De open dienst verschijnt nu bovenaan het rooster onder Open diensten en is zichtbaar voor medewerkers binnen de geselecteerde afdeling.
Medewerkers kunnen intekenen via de app
Medewerkers zien open diensten in hun Timebutler app. Vanuit het rooster kunnen zij:
- Beschikbare open diensten bekijken
- Intekenen op één of meerdere diensten
- Voorkeuren doorgeven op basis van hun beschikbaarheid
De intekening is een verzoek; de dienst wordt pas definitief wanneer je deze als beheerder toewijst.
Dienst toewijzen in het dashboard
Als beheerder zie je in het rooster welke medewerkers zich hebben aangemeld voor een open dienst. Je kunt:
- Bekijken welke medewerkers interesse hebben
- Afwegen wie het meest geschikt of beschikbaar is
- De dienst definitief toewijzen
Na toewijzing wordt de dienst automatisch toegevoegd aan het rooster van de medewerker. De medewerker ontvangt hiervan een melding in de app.
Voordelen van open diensten
- Flexibele planning zonder handmatig afstemmen
- Meer keuzevrijheid voor medewerkers
- Efficiënte bezetting doordat medewerkers zelf intekenen
- Duidelijke workflow: aanmaken → intekenen → toewijzen
Open diensten zijn ideaal voor organisaties die werken met variabele roosters, piekmomenten of oproepkrachten.